Van Idee tot Publicatie/PDF
De oorsprong van het P(ortable) D(ocument) F(ormat) is gelegen in de grafische industrie. Zetmachines moesten worden aangestuurd en daarvoor werd een programma taal ontworpen die in staat was een pagina als een afbeelding te genereren (tekst, opmaak en afbeeldingen) en dat vervolgens af te drukken op verschillende typen machines. Deze taal werd Postscript genoemd.
Een belangrijke stap voorwaarts bij het vervaardigen van zo'n afbeelding was de ontwikkeling van de zgn. grafische interface op computers. Als eerste Apple machines en vervolgens ook machines die Microsoft Windows als besturingssysteem hadden, maakten het gemakkelijker om die opmaak op het scherm al zichtbaar te hebben.
De tekstverwerking- en opmaak programma's die hierbij werden en worden gebruikt hadden en hebben echter wel een belangrijk nadeel. Allereerst zijn deze programma's gebonden aan het het specifieke besturingssysteem waarvoor ze zijn ontworpen en daarnaast moeten ze beschikken over specifieke besturing programmaatjes (drivers) die het mogelijk maakt de aldus vervaardigde tekst ook juist op papier te krijgen. Bovendien is het vaak niet eenvoudig om heel specifieke opmaak (bijvoorbeeld wiskundige tekens) gemakkelijk in te voegen.
Een directe afbeelding van de desbetreffende pagina zou dit probleem voor een deel oplossen. Die afbeelding zou zichtbaar gemaakt kunnen worden en vervolgens kunnen worden afgedrukt. Nadeel van een dergelijke afbeelding is natuurlijk dat, evenals bij een afdruk op papier, het niet mogelijk is om aan de weet te komen wat er op die afbeelding staat zonder hem te lezen (of van hulpmiddelen, zoals een samenvatting of trefwoorden te voorzien). Uiteraard moet een dergelijke afbeelding dan wel gestandaardiseerd zijn opgeslagen en moeiteloos zijn af te drukken. Wie weet hoeveel beeldformaten er toegepast worden (tiff, jpg, png om eens enkele te noemen) weet ook hoe lastig dit al is. Inmiddels wordt in de archiefwereld het tiff formaat inmiddels al standaard erkend.
Gezien dit probleem is er gezocht naar een oplossing die beide problemen ondervangt: het bieden van een afbeelding op het scherm (die ook probleemloos is af te drukken en zelfs op gespecialiseerde zetmachines) en die op inhoud doorzocht kan worden zonder de tekst in zijn geheel te lezen. Het door de firma Adobe ontwikkelde programma Acrobat Writer biedt die mogelijkheid. Het resultaat is een bestand met de extensie .pdf (portable document format) dat gelezen kan worden op een scherm met behulp van een gratis programma Acrobat Reader (dat beschikbaar is voor vrijwel elk besturingssysteem). Het bestand kan doorzocht worden, het is zichtbaar te maken op het scherm, het kan worden afgedrukt en heeft bovendien het voordeel dat het in principe qua inhoud niet meer kan worden gewijzigd. Dit laatste verhoogt natuurlijk de betrouwbaarheid en authenticiteit van het document aanzienlijk.
Omdat Acrobat Writer een prijzig programma is en veel mensen niet alle mogelijkheden die het programma biedt, zullen gebruiken, kan men ook volstaan met goedkopere oplossingen. In tekstverwerkingsprogramma's als OpenOffice of de recente versie van Microsoft Word is het mogelijk om een bestand direct om te zetten in een eenvoudig pdf-bestand.