Kantoorsoftware/Opmaakprofielen

Principe

Wanneer iemand een tekst moet typen vindt men al vlug hoe men zaken kan onderlijnen en cursief plaatsen. Ook de uitlijning (links, rechts,...) is iets wat echt niet moeilijk is, want je ziet het bijna letterlijk staan op de werkbalken. Spijtig genoeg gebruiken heel wat mensen hun tekstverwerker verkeerd. Het probleem is dat men soms teveel nadenkt over de opmaak i.p.v. de structuur (nog erger is als er meer wordt nagedacht over opmaak, dan over inhoud).

Stel dat er jou zou gevraagd worden een verhandeling te schrijven met tien hoofdstukken, waarvan de naam van ieder hoofdstuk in het blauw en onderlijnd moet worden. Geen probleem, volle moed vlieg je erin om uiteindelijk in te dienen. Nu zegt men dat ze het toch liever in het groen zouden zien en niet onderlijnd, maar cursief. Als je dit op tien plaatsen in je document aanpast, dan is deze cursus heel belangrijk voor jou. Je hebt immers gebruik gemaakt van directe opmaak, i.p.v. opmaakprofielen.

Opmaakprofielen, soms ook gekend als stijlen, zijn vooral bekend binnen de tekstverwerker, maar ook binnen een rekenblad en presentatie zijn deze heel belangrijk. Ze zorgen ervoor dat je document consistent opgebouwd is. Als je bv. voor de titel van het eerste hoofdstuk gebruik maakt van het lettertype Nimbus Roman, onderlijnd met tekengrootte 16, vet en 6 pt witruimte na dan verwacht je dat de titels van de volgende hoofdstukken nét dezelfde opmaak hebben.

Zonder opmaakprofielen moet je per titel steeds manueel het lettertype kiezen, onderlijnen enzovoort. Dit vergt niet alleen tijd, maar bovendien is de kans op het maken van fouten redelijk groot (waardoor je bv. eens vergeet te onderlijnen). Het wordt nóg tijdrovender als je niet tevreden bent met de opmaak en bv. i.p.v. 6 pt witruimte na, er eigenlijk 24 wenst.

De regel

Er is een heel belangrijke regel bij opmaakprofielen, die eigenlijk alles mooi samenvat:

Het is de structuur die de opmaak moet bepalen en niet de opmaak die de structuur bepaalt.

Vaak gebeurt het omgekeerd: men zet een stukje tekst wat groter, onderlijnd en dan besluit men daaruit dat het wellicht een kop is en omdat er tekst is die nog nét iets groter is zal het een kop 2 zijn.

Het is dus duidelijk dat voorgaande niet de beste manier is: je moet éérst gaan nadenken over de structuur van je tekst/rekenblad/presentatie: titels, koppen, woorden die je wil benadrukken, cellen,... Pas daarna ga je nadenken over de opmaak die je aan een bepaalde structuur gaat koppelen. Om enkele voorbeelden te noemen:

• hoofdstukken: Kop 1
• een alinea binnen doorlopende tekst: Standaard of Tekstblok
• subtotalen in een rekenblad: Subtotalen
• voettekst in een presentatie: Voettekst

De voordelen

• Consistentie: stijlen zorgen voor eenzelfde opmaak want overal wordt nét dezelfde opmaak toegepast.
• Tijdwinst: met één muisklik of sneltoets kan je meerdere opmaakelementen toepassen (vet, cursief, onderlijnd,...)
• Tijdwinst: er is één plaats om de opmaak van gáns jouw document te veranderen!

Vaak voorkomende fouten

Weten wat een opmaakprofiel is, is één zaak, maar het correct toepassen is even belangrijk. Vaak worden volgende fouten gemaakt:

• In de regel noem je je opmaakprofiel nooit naar de opmaak zelf. De naam moet verwijzen naar de structuur. Stel dat je ervoor kiest om belangrijke woorden in het rood te benadrukken, dan noem je het opmaakprofiel niet rood, maar nadruk of geaccentueerd. Dit is ook logisch, want als je in de toekomst de belangrijke woorden in het groen wenst, dan hoef je enkel de opmaak te wijzigen, maar niet de naam (= tijdwinst).
• Maak indien gepast zo veel mogelijk gebruik van bestaande opmaakprofielen (bv. Kop 1, Kop 2, Titel,...)
• Men heeft te vaak de neiging om witruimte aan de hand van enters/alineamarkeringen te voorzien, maar veel beter doe je dit via opmaakprofielen, meer bepaald via de witruimte bij een alineaopmaakprofiel.

Soorten

Vaak bestaat er per element een soort opmaakprofiel. Mogelijke elementen zijn:

• Alinea
• Teken
• Frame
• Pagina
• Lijst/opsomming
• Cel

Vaak is het voldoende om in het element te staan, zonder het volledige element te selecteren, om een opmaakprofiel toe te passen. Dit is bv. zo bij een alineaopmaakprofiel: verlies geen tijd met het selecteren van de alinea, zet gewoon je cursor ergens in een alinea.

Bij een tekenopmaakprofiel moet je wel alle tekens selecteren waarop je een bepaald tekenopmaakprofiel wil toepassen. Vaak is het handiger om bij het toepassen van een tekenopmaakprofiel eerst de alinea te typen, om dan pas de tekenopmaakprofielen te gaan toepassen (via het gebruik van de ctrl-toets kan je heel vaak de verschillende stukken tekst selecteren).

Bij bv. de tekstverwerker OpenOffice.org Writer hebben we bv. de volgende opmaakprofielen:

• alinea's
• tekens
• frames
• pagina's
• lijst

Algemene eigenschappen

Naam

Merk daarbij de eerste twee vaak voorkomende fouten op in het vorige deel:

1. Een opmaakprofiel geef je geen naam volgens de opmaak, maar wel volgens de structuur.
2. Een bestaand opmaakprofiel gaan we normaal niet wijzigen van naam, beter is om een nieuw opmaakprofiel te maken.

Overerven via 'Gebaseerd op'

Soms heb je een nieuwe stijl nodig die redelijk lijkt op een andere, reeds gemaakte stijl. Dan kan je dat vaak invullen bij "Gebaseerd op": jouw (nieuwe) stijl erft dan de kenmerken van de stijl die je daar kiest. Vervolgens kan je jouw (nieuwe) stijl nog naar wens aanpassen.

Veronderstellen we bv. een opmaakprofiel Standaard met als opmaak 'Times New Roman, 12 pt, uitvullen en enkele regelafstand'. Het opmaakprofiel Citaat kan je nu laten baseren op Standaard en dan hoef je enkel de nieuwe opmaak in te stellen, bv. links en rechts 2 cm inspringen en alles cursief zetten. De opmaak 'Times New Roman, 12 pt, uitvullen en enkele regelafstand' is immers al ingesteld via het opmaakprofiel Standaard.

Dit betekent ook dat als je bij Standaard de lettergrootte wijzigt naar 14 pt, ook Citaat in 14 pt komt te staan. Als je echter bij Standaard de alinea 1 cm laat inspringen zal dit geen gevolgen hebben voor Citaat, daar deze opmaak al anders was dan bij Standaard.

Volgende alinea

Dit geldt specifiek voor een alineaopmaakprofiel, een profiel dat heel vaak gebruikt wordt in een tekstverwerker. Iedere alinea – uitgezonderd de allerlaatste – wordt gevolgd door een andere alinea. Je kan instellen welk opmaakprofiel er gebruikt moet worden bij het overgaan naar een nieuwe alinea (lees bij het duwen op enter).

Zo kan je ervoor kiezen om je titels altijd van extra uitleg te voorzien door een subtitel te gebruiken. Na het alineaopmaakprofiel Titel volgt dus Subtitel.

Wanneer je doorlopende tekst aan het typen bent is de kans het grootst dat je na gewone doorlopende tekst opnieuw hetzelfde opmaakprofiel wenst. Na het alineaopmaakprofiel Standaard volgt dus Standaard.

Automatisch bijwerken

Bij de eigenschappen van een alineaopmaakprofiel kan je vaak 'Automatisch bijwerken' aanvinken. Als dit is aangevinkt en je gaat directe opmaak toepassen op een bepaalde alinea in je document, dan gaan alle alinea's die gebruikmaken van dit opmaakprofiel automatisch dezelfde opmaak aannemen.

Stel bv. dat je in je doorlopende tekst (alineaopmaakprofiel Standaard) een bepaalde alinea gaat uitvullen en je kiest een ander lettertype, dan zullen automatisch alle andere alinea's die Standaard als opmaakprofiel hebben ook uitgevuld worden en datzelfde lettertype kiezen (tenminste als 'Automatisch bijwerken' is aangevinkt). Je zal merken dat het alineaopmaakprofiel Standaard is aangepast.