Schrijven/Beleidsnota

Een beleidsnota, of adviesnota, is een document waarin een probleem wordt beschreven en advies wordt gegeven om dat probleem op te lossen. Een beleidsnota kan passen in het voortraject voor het maken van (nieuw of aangepast) beleid.

Iemand constateert een probleem. Dat kan op je werk zijn, in de politiek, binnen een vereniging of waar dan ook. Je kunt dat probleem zelf constateren, je leidinggevende, een opdrachtgever of een probleem wordt opgeworpen in een groep, bijvoorbeeld tijdens een vergadering. Het gaat niet om een huis-tuin-keuken probleem, maar om een probleem dat onderzoek vergt en een concreet en onderbouwd voorstel waarover een of meer anderen een beslissing nemen.

Stappenplan

• Probleemstelling: het probleem helder krijgen. Wat is het probleem precies? Als de probleemstelling niet klopt met wat de opdrachtgever bedoelt, kun je nooit een goede oplossing vinden. Interview hiervoor de opdrachtgever en andere betrokkenen die het probleem zelf aan den lijve ondervinden. Vraag hen naar doelstellingen die door het probleem niet gehaald kunnen worden. Wat is precies de discrepantie tussen doel en werkelijkheid? Wat is er al gedaan om het probleem op te lossen en waarom werkte dat niet? Je wilt uiteindelijk een helder geformuleerde centrale vraag, eventueel met vervolgvragen (wat zijn de oorzaken). N.B. Je kunt dus geen probleem hebben, als je geen doelstelling hebt. Een gevoeld probleem moet je altijd herleiden naar een doel.
  • Een simpel voorbeeld van het belang van een heldere probleemstelling: een vriendengroep wil samen met vakantie. Maar de ene helft wil een strandvakantie en de andere wil een trektocht door de bergen maken. Dan maakt het nogal verschil uit of ze (1) normaliter veel plezier met elkaar hebben, goed met elkaar overweg kunnen en alleen hun vakantiewensen verschillen; òf (2) dat de groep eigenlijk uit twee subgroepen bestaat, die niet altijd goed met elkaar omgaan en zij de vakantie als breekijzer gebruiken. In het eerste geval kan een oplossing worden gevonden in een gezamenlijke vakantieaccomodatie dicht bij het strand, van waaruit diverse bergtochten mogelijk zijn. In het tweede geval zal een begeleidingsproces naar een opsplitsing van de groep meer van toepassing zijn.
  • Over interviewen: het doel is niet om de geïnterviewde een opzienbarende quote te ontlokken, zoals op televisie of voor een kranteninterview. Nee, je wilt te weten komen wat er precies aan de hand is. Dan gebruik je de LSD-methode, niet met de hallucinogene drug, maar met Luisteren, Samenvatten, Doorvragen, een (zakelijke) interviewmethode om het naadje van de kous te weten te komen. "Doorvragen" kan bestaan uit vragen als "Wat bedoel je precies met ...?" "Kun je daarvan een voorbeeld geven?" "Wanneer, in welke situatie komt [het probleem] voor?" "Hoe zit dat precies?" Het kunnen ook vragen zijn die beginnen met wie, wat waar, wanneer, waarom of hoe (zie Topische vragen. Houd in je achterhoofd dat er een onderliggend probleem kan zijn, waar men niet gemakkelijk over praat (zoals die twee subgroepen in het voorbeeld hierboven), wees alert op signalen die daar op duiden.
    • Bereid een interview altijd goed voor. Start met een inleiding (doel, wat er met de uitspraken wordt gedaan, de geïnterviewde op zijn/haar gemak stellen), stel dan de vragen die je wilt stellen, inclusief LSD, en sluit tenslotte af met een korte samenvatting/conclusie, vervolgstappen. Spreek de hoop uit dat je voor vervolgvragen opnieuw bij de geïnterviewde terecht kunt.

Tip: als je beleidsmedewerker bent, om andere redenen vaak een beleidsnota schrijft of ICT'er bent die vaak klanten en gebruikers interviewt: volg een cursus interviewen of interviewtechnieken. Je kunt de theorie uit een boekje leren, maar je leert het vak pas echt in de praktijk, met veel oefenen en aanwijzingen van een coach.

• Koppel na afloop de conclusie(s) uit de interviews schriftelijk terug. Formuleer de conclusie als de (voorgestelde) probleemstelling die je wilt gaan gebruiken. Vraag of dit inderdaad het probleem is. Zo ja, dan kun je dit als de probleemstelling gebruiken, het uitgangspunt om met de vervolgstappen aan de slag te gaan. Geef de vragensteller ook een duidelijk beeld van wat hij kan verwachten (wat ga je doen, welke vervolgstappen, wat verwacht je dat er in de beleidsnota komt, hoeveel tijd gaat het kosten).

• Verdeel complexe/omvangrijke problemen onder in deelproblemen/deelvragen/aspecten.
  • Wat is het belangrijkste aspect? Vermeld ook de andere aspecten, in volgorde van belangrijkheid.
• Beschrijf de huidige situatie. Welke doelstellingen gelden er? Hoe zit het proces in elkaar dat ervoor moet zorgen dat de doelstellingen worden gehaald? Waarom lukt dat niet?
• Verzamel (meer) informatie, waaronder de eisen waaraan oplossingen moeten voldoen. Vaak zijn er minimumeisen die een organisatie stelt aan oplossingen. En een van de eisen is uiteraard dat voorgestelde oplossingen het probleem moeten oplossen.
  • Vraag informatie die je nog mist aan de geïnterviewden en anderen die je kunnen helpen.
  • Voer een Literatuuronderzoek uit, zowel in externe bronnen (bijvoorbeeld artikelen in vakbladen, maar ook tips die je met een zoekmachine vindt, mits die websites betrouwbaar zijn) als in interne bronnen (zoals verwante beleidsplannen en soortgelijke eerdere onderzoeken), met als centrale vraag: Hoe kun je een dergelijk probleem oplossen?
• Zet de gevonden oplossingen op een rijtje. Wellicht had je er zelf ook al een of meer bedacht. Brainstorm eventueel nog met collega's of andere sparring partners.
  • Controleer of de alternatieven allemaal voldoen aan de eisen die aan de oplossingen worden gesteld.
  • Vermeld bij elke oplossing de kosten, opbrengsten, voor- en nadelen, welke middelen, mensen en tijd nodig zijn om ze te implementeren en andere bijzonderheden.
• Schrijf de beleidsnota.
  • Zie Voorbereidingen - schrijfdoelen, doelgroep en opbouw. Zie hieronder de paragraaf Indeling voor een mogelijke opbouw.
  • Wees kort. Niemand heeft tijd om een dik rapport te lezen. Neem eventueel bijlages op met meer informatie.
  • Voer in ieder geval de stappen vanaf stap 8 uit van het Schrijfproces.
• Als hij "af" is: Laat hem van tevoren door de opdrachtgever lezen, vóórdat hij definitief is, nadat alle fouten er uit zijn gehaald en hij voldoet aan je eigen normen. De opdrachtgever kan dan nog correcties laten uitvoeren vóórdat de nota wordt gepubliceerd of officieel wordt verstuurd.
• Zorg er (in overleg met opdrachtgever en/of begeleider) altijd voor dat ook de bibliotheek, het archief of het Document Management Systeem van de organisatie(s) een exemplaar van je nota ontvangt (bij een scriptie stuur je een exemplaar naar zowel bibliotheek/archief/DMS van de organisatie als naar dat van de opleiding).

Indeling

Een indeling van een beleidsnota kan als volgt zijn:

• Titelblad met de titel van de nota, de auteur (met functie), plaats, datum van voltooiing, opdrachtgever (met functie), organisatie die opracht voor de nota heeft gegeven en de afdeling waarvoor de nota is geschreven; voor scripties en andere werkstukken ook: de naam van de begeleider van de opleiding, de naam van opleiding, de faculteit en de naam van de school of universiteit.
• Inleiding met de probleemstelling, eventueel de afbakening (wat wel en niet is onderzocht) en een korte samenvatting van het document. Wordt meestal als laatste geschreven.
• Huidige situatie.
• Gewenste situatie, doelen, eisen waaraan oplossingen moeten voldoen.
• Alternatieve oplossingen (maatregelen), elk met hun kosten, opbrengsten, voor- en nadelen, benodigde middelen, mensen, tijd. Het eerste alternatief is niets doen. Daarmee worden de overige oplossingen vergeleken qua verbeteringen, kosten, opbrengsten, voor- en nadelen.
• Advies en aanbevelingen. Welke oplossing springt er wat jou betreft uit en past het beste bij de organisatie? En waarom?
• Bijlagen, waaronder een overzicht van de geïnterviewden en wie er verder bij het project betrokken zijn geweest.

Vergeet niet om bronnen (literatuur, websites, e.d.) te vermelden die je gebruikt hebt bij je onderzoek, zie Bronvermelding voor verschillende manieren waarop je dat kunt doen.