Onderwijsprofessional/Begrip/Projectplan
Een projectplan is een startdocument, ook wel plan van aanpak genoemd, voor het omschrijven hoe en wanneer een bepaald tijdelijk doel wordt bereikt. Het hoe handelt over de activiteiten en middelen die daarvoor nodig zijn, hoe deze met elkaar samenhangen, wat de inspanningen kosten en opleveren en hoe ze kunnen worden bestuurd of beheerd. Het beschrijft de begin- en einddatum van het doel, van de activiteiten, de beslissingsmomenten of subdoelen.
Terminologie[bewerken]
Een projectplan is een specifieke vorm van een plan dat zich voornamelijk onderscheidt door het formele, tijdelijke en budgettaire karakter. Het bevat zodoende naast een op schrift gesteld ontwerp of idee over hoe iets te doen ook een financiële beschrijving en planning. Een ondernemingsplan kan worden gezien als een specifiek projectplan met het in een bepaalde periode laten ontstaan of ontwikkelen van een onderneming als resultaat.
In het spraakgebruik wordt een projectplan ook wel projectopdracht genoemd. In de exacte betekenis echter is een projectplan veel gedetailleerder en uitgebreider dan een projectopdracht. In de wetenschappelijke wereld wordt een projectplan ook wel onderzoek(splan) genoemd. Een projectplan lijkt bijna een pleonasme te zijn. Omdat in veel opzichten en in de alledaagse situatie een project nagenoeg hetzelfde betekent als een plan.
Inhoud[bewerken]
Betrokken kunnen worden bij de inhoud van een projectplan de opdrachtgever, gebruikers, uitvoerders en adviseurs. Aangezien een projectplan een formeel document is wordt deze gestart met zakelijke informatie over de schrijver, de opdrachtgever, de projectleider en de onderliggende projectopdracht. Meestal ondertekenen betrokkenen het plan en wordt aan het project een code toegekend voor administratieve en financiële doeleinden. Het tijdelijke karakter uit zich in het dateren en het nummeren van het document.
Een projectplan is vaak een verzameling van documenten zoals een projectopdracht, programma van eisen, mijlpalenplanning, inventaris, projectomgeving, product breakdown structure, work breakdown structure, resultaten, handleidingen, gidsen, nazorgplan, capaciteitsplan, begroting, test- en implementatieplan, detail ontwerp, bestek, acceptatieprocedure, business case, productomschrijvingen, stakeholderanalyse, risicoanalyse en audit.
Een projectplan bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen[1]
- Samenvatting
- Doelstelling
- Resultaat
- Afbakening
- Randvoorwaarden
- Strategie
- Fasering
- Beheersing
- Risicoanalyse
- Afhankelijkheden
- Mijlpalen
Fasering[bewerken]
Het plan beschrijft onder het kopje fasering de ontwikkeling in de tijd van het project. De volgende fases komen daarin terug
- initiatie; hierin wordt informatie over het probleem onderzocht en de mogelijke effecten en begeleidende voorwaarden om te komen tot een gewenst doel en resultaten. In deze fase wordt het projectplan opgesteld en vastgesteld door de opdrachtgever.
- definitie; hierin wordt een programma van eisen geformuleerd en een werkstructuur opgezet met als uitkomst een vastgestelde en uitgewerkte planning
- ontwerp; hierin wordt een uitgebreide technische beschrijving van het project gemaakt
- voorbereiding; hierin zitten alle voor de start benodigde handelingen en middelen
- realisatie; hierin worden alle gewenste realisaties genoemd
- nazorg; hierin wordt beschreven hoe en wanneer decharge van het project wordt gegeven en de overdracht dient te verlopen.
Beheersing[bewerken]
Het is aan de projectleider om te zorgen dat het project de afgesproken planning, financiën, kwaliteit, communicatiestrategie volgt[2]. Het plan geeft antwoord op elk van deze punten hoe de projectleider kan zorgen dat dit gebeurt, hoe hij dat controleert en wat hij doet als dit niet het geval is. Er is duidelijk aangegeven wie waarvoor verantwoordelijk en bevoegd is[3].
Om de projectdeelnemers beheersmatig overzicht te bieden is een gebruikelijke techniek de zogenaamde Gantt-grafiek[4]. De Gantt-grafiek is schema met balken waarin per onderdeel van het project alle activiteiten worden weergegeven inclusief de onderlinge relaties en tussentijdse mijlpalen.
Zie ook[bewerken]
- (en) De Meyer, A., Loch, C.H., Pich, M.T. – 'Managing Project Uncertainty: From Variation to Chaos – Sloan Mgmt. Rev., 43(2): 60-67 – 2002
- (en) Denker, S., Steward, D.V., Browning, T.R. – Planning Concurrency and Managing Iteration in Projects - Project Management Journal, 32(3): 31-38 – 2001
- (en) Markus Hallgren, Timothy L. Wilson – Mini-muddling: learning from project plan deviations – Journal of Workplace Learning – Volume: 19 Issue: 2 Page: 92 - 107 – 2007
- (en) Turner Tests & J.Rodney Turner – The Handbook Of Project-Based Management – McGraw-Hill Education - Europe – 3rd Revised edition – november 2008
