Kennismanagement/Inleiding

Eén van de productiefactoren die een organisatie nodig heeft om goed te kunnen functioneren is kennis (naast grondstoffen, kapitaal/gereedschap, medewerkers en ondernemerschap). Dit Wikibook biedt een introductie in het managen van kennis binnen arbeidsorganisaties.

Waarom kennismanagement?

Bedrijven en andere organisaties hebben te maken met toenemende informatie, complexiteit en onzekerheid, versnelling van productieprocessen, snelle veranderingen in de smaak en behoeften van de consument en andere afnemers, waardoor producten en productvarianten elkaar snel opvolgen, met weer als gevolg verkorting van de productlevenscyclus; daarnaast met wereldwijde concurrentie, nieuwe technologieën, wetenschappelijke inzichten en turbulente (geo-)politieke veranderingen. En ze krijgen vele en diverse kansen die die ontwikkelingen bieden, niet alleen op de thuismarkt, maar wereldwijd (wat een extra complicerende factor is).

Ze moeten alle zeilen bijzetten om die toenemende ontwikkelingen bij te houden, keuzes te maken en op tijd te reageren. Maar nog liever lopen ze voorop om de concurrentie voor te blijven, en dus te innoveren. Daarom hebben ze mensen (kenniswerkers) en systemen nodig die in grote hoeveelheden informatie in korte tijd het kaf van het koren kunnen scheiden èn nieuwe kennis kunnen ontwikkelen en/of snel kunnen toepassen.

Maar ook verhoging van de productiviteit en/of kwaliteit van producten, en reduceren van kosten zijn redenen om gericht kennis in te zetten. En het toevoegen van waarde, niet alleen financiële, maar bijvoorbeeld ook voor klanten: een mooi en goedwerkend product zonder storingen dat op tijd geleverd wordt.

Met behulp van kennismanagement kunnen kennis- en keuzeprocessen worden gestroomlijnd, ondersteund, aangestuurd en versneld. In dit Wikibook worden daarvoor bouwstenen aangereikt. Het is aan organisaties om die naar eigen goeddunken al of niet uit te diepen en te implementeren.

Bij welke organisaties?

MacKenzie Owen  beveelt aan om kennismanagement vooral te implementen in organisaties die aan een of meer van de volgende kenmerken voldoen:

• Complex en divers, veel vestigingen, markten en/of (complexe) producten.
• Groot, meer dan 1.000 werknemers.
• Met vestigingen verspreid over meerdere landen.
• Relevante kennis veroudert snel (als men bijvoorbeeld opereert in financiële of in hoog-technologische markten).

Uiteraard is het voor organisaties die niet aan (al) deze criteria voldoen, wel mogelijk om de krenten uit de pap te halen en een of meer onderdelen te implementeren die bij hun organisatie passen. Zeker voor organisaties die willen groeien is dit een goede optie.

Doelgroepen binnen organisaties

Voor wie is kennismanagement binnen organisaties bestemd? De belangrijkste groep bestaat uit kenniswerkers, medewerkers die voor hun werk veel moeten leren en/of afhankelijk zijn van actuele kennis. Daarnaast gaat het om managers en de top van organisaties, die kenniswerk moeten faciliteren en organiseren.

Definities

Terminologie en vakjargon: ze staan door dit hele Wikiboek heen. Daarom is hier een overzicht met definities zoals ze in dit Wikibook worden gebruikt. Veel literatuur over kennismanagement is in het Engels en ook in Nederlandse teksten worden veel Engelse termen gebruikt. Daarom zijn tussen () de corresponderende Engelse begrippen vermeld. Voor uitgebreidere beschrijvingen wordt soms verwezen naar de betreffende Wikipedia-lemma's.

Basisbegrippen

Kennis (knowledge)

Al die zaken die de grondslag vormen voor denken, bekwaam handelen en de manier waarop mensen met elkaar communiceren en samenwerken. Die grondslag kan bestaan uit informatie, ervaring, vaardigheden, attitude, overtuigingen en intellect.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen:

Expliciete kennis (explicit knowledge)

Kennis die gemakkelijk kan worden verwoord, geformaliseerd en opgeslagen, zodat anderen die kunnen raadplegen zonder in direct contact met de auteur te staan. En dan wordt ze gezamenlijke kennis, formele kennis, wat wij weten.

Impliciete kennis (tacit knowledge)

Persoonlijke kennis, intuïtieve kennis: wat ik weet, kennis die in hoofden zit en die is opgedaan via onder andere ervaring, leren, studeren, oefenen, discussies, afkijken en reflectie. Het gaat om het persoonlijke vermogen om bekwaam te handelen op basis van informatie aangevuld met ervaring, vaardigheden, inzichten, attitude (inclusief normen & waarden) en intellect. Tezamen ook wel: (professionele) expertise genoemd. Het gaat trouwens niet alleen om feiten en praktisch inzicht, maar ook om sociaal kapitaal, waaronder ook: gedrag van anderen op waarde kunnen schatten, vertrouwen kunnen winnen en anderen kunnen overtuigen.

Dit soort kennis is moeilijker over te dragen. 

Intellectueel kapitaal (intellectual capital) in een organisatie

Dat wat een organisatie als geheel weet, expliciete en impliciete kennis van een organisatie bij elkaar opgeteld.

Externe kennis

Kennis uit de buitenwereld, meestal betreft het openbare informatie. Deze kennis is vaak vastgelegd in boeken, artikelen, CD-roms, nieuws, overheidspublicaties (bijvoorbeeld wetten en jurisprudentie), congresverslagen, internet-websites, transcripties/samenvattingen/audiovisuele vastleggingen van tv- en radio-programma's en life-evenementen (zoals concerten, feesten, protestdemonstraties), foto's, films en jaarverslagen.

Interne kennis

Vaak geheime en/of informele kennis binnen organisaties en andere huishoudens. Dergelijke informatie kan zijn vastgelegd op diverse informatiedragers, zoals documenten met beleid, handleidingen, standaards en procedures, beantwoorde vragen (FAQ), project-evaluaties, lessons learned, interviews (o.a. gehouden met vertrekkende medewerkers, of in het kader van projecten), (onderzoeks-/experiments-)verslagen, best-practices, bestand met 'wie weet wat waarover', dat wat is opgeslagen in expert-systemen, flow charts met bijbehorende procesbeschrijvingen, werkmethoden, spreekbeurten/referaten/lezingen. Maar het betreft ook impliciete kennis van medewerkers, zowel hun kennis over de organisatie als vakkennis en allerlei vaardigheden. Voor kennis over en van de organisatie hebben ze vaak een geheimhoudingsverklaring getekend toen zij in dienst kwamen.

Kennis is onderdeel van de reeks gegevens, informatie, kennis, wijsheid, zie Informatievoorziening.

Kennismanagement (knowledge management)

Het zodanig inrichten van organisaties en werkprocessen, en aansturen van kenniswerkers, dat kennis er optimaal kan worden verkregen en benut èn dat de inzet van die kennis bijdraagt aan de doelen van de organisatie.  Concreet gaat het om het gestructureerd ontwikkelen, verzamelen, opslaan, delen en gebruiken van kennis in organisaties. Het doel is de besluitvorming, de efficiëntie en effectiviteit van werkprocessen te verbeteren, kansen te benutten en te innoveren, overeenkomstig de doelen van de organisatie. 

Management

Het organiseren van mensen, hun werkwijzen en middelen op een manier die voor de organisatie efficiënt en effectief is. Het gaat daarbij o.a. om: leiden, besturen, doelgericht richting geven, beslissen, plannen, coördineren, structureren, activeren, toetsen/evalueren en vervolgens (laten) aanpassen/verbeteren.

Overige begrippen

(Alfabetisch gerangschikt)

Best practice

Een techniek, werkmethode of activiteit die zich heeft bewezen. NB Een methode die in één situatie als beste uit de bus komt, kan in een andere situatie, organisatie of cultuur tot een mislukking leiden. Gebruik een best practice dus vooral ter inspiratie, als één van de alternatieve oplossingen voor een probleem.

Competentie (competence)

De mate waarin iemand geschikt is voor een taak of functie, op grond van bijvoorbeeld kennis, vaardigheden en attitudes.

Kenniseconomie (knowledge economy)

Deel van de economie dat voor haar ontwikkeling wordt gedreven door het gebruik van en de ontwikkeling van kennis.

Kennisorganisatie of Kennisintensieve organisatie (knowledge organization or knowledge intensive business services)

Organisatie waarin de productiefactor kennis een dominante rol heeft, met overwegend kenniswerkers in het primaire proces.

Kennisproces (knowledge process)

Geordende reeks van gebeurtenissen die ervoor zorgen dat kennis binnen een bedrijf wordt ontwikkeld, gedeeld, toegepast en geëvalueerd.

Kennisproductiviteit (knowledge productivity)

De mate waarin kennis effectief èn efficiënt is ingezet om kennis te ontwikkelen, te delen en toe te passen.

Kennissysteem (knowledge system)

Verzamelterm voor ICT-hulpmiddelen waarin kennis en informatie is opgeslagen en/of verwijzingen bevat naar personen met specifieke kennis.

Kenniswerk (knowledge work)

Werk waarbij de focus ligt op het verzamelen, analyseren, toepassen en produceren van informatie en kennis. Ook wel: kennisintensief werk genoemd. Meestal gaat het niet om goed afgebakende bedrijfsprocessen, maar om functionele gebieden zoals research & development, marketing, ontwerpen en advisering. Het werk bestaat vaak uit eenmalige, unieke opdrachten of problemen, die van tevoren niet eenduidig zijn te beschrijven.

Kenniswerker (knowledge worker)

Iemand die voor het goed kunnen uitvoeren van zijn/haar primaire taak permanent veel moet leren en/of afhankelijk is van kennis met een relatief korte halfwaardetijd.  Ze hebben behoefte aan informatie uit verschillende databases tegelijk, het liefst geïntegreerd, waaronder analyses, redenaties, afwegingen en conclusies. Voorbeelden: onderzoekers, ontwerpers, adviseurs, marketingmedewerkers, docenten en beleidsmedewerkers.

Halfwaardetijd (half-life of knowledge)

De tijdspanne waarin de helft van een verzameling informatie haar waarde, relevantie of accuraatheid verliest (achterhaald is). Het meet hoe snel kennis en/of data verouderd raken, waarbij een kortere tijd duidt op snellere devaluatie. Het begrip geeft de houdbaarheid van kennis aan. Deze verschilt per wetenschap, technische kennis veroudert sneller dan die van bijvoorbeeld geesteswetenschappen.

Lerende organisatie (learning organization)

Een organisatie die zich richt op het ontwikkelen en toepassen van nieuwe informatie en kennis om zo het gedrag van de organisatie steeds te kunnen aanpassen aan veranderde omstandigheden en de resultaten te verbeteren. 

Organisatie (organization)

Een samenwerkingsverband met een collectief doel.  Voorbeelden zijn: bedrijven, overheidsinstellingen en verenigingen.

Product

Tastbaar of digitaal goed of een dienst, wordt meestal geproduceerd voor de verkoop/markt. Let op: een product is (in dit boek èn in de economische wetenschap) dus niet alleen een tastbaar goed, maar kan ook een dienst of software zijn, of een combinatie daarvan.

Onderdelen

Het vak kennismanagement bestaat uit diverse onderdelen, benaderingen, facetten, of hoe je het wilt noemen. Elke schrijver hanteert een eigen indeling. Hier een overzicht van de onderdelen en de belangrijkste hoofdstukken die in dit Wikibook voorkomen:

• Organisatie van kennisprocessen, te beginnen bij de missie; ook: inventarisatie benodigde, beschikbare en ontbrekende kennis, en organisatiecultuur
• Kennis verkrijgen: creëren, ontwikkelen, selecteren, verwerven, verzamelen en evalueren (is deze kennis -nog- relevant?)
• Kennis delen
• Kennis toepassen
• Kennis beschermen tegen verlies, misbruik of verduistering ervan.
• ICT-hulpmiddelen

Bronnen en referenties

• Kennismanagement / John Mackenzie Owen, 2001

Noten en referenties: