Informatievoorziening/Terugvindbaar maken

In dit hoofdstuk staat de vraag centraal: Welke faciliteiten zijn er om de aangeschafte materialen gemakkelijk te kunnen terugvinden?

Nadat materialen zijn aangeschaft, moeten ze teruggevonden kunnen worden, zowel fysiek als qua informatie die ze bieden. Dit wordt ook wel ontsluiten, structureren van informatie, toegankelijk maken, titelbeschrijven, dossiervorming of -ordening (in het archiefwezen), catalogiseren of storage genoemd. Dat wordt normaliter gedaan via een catalogus. In dit hoofdstuk gaan we ervan uit dat er een digitale catalogus beschikbaar is, waarin alle materialen uit de collectie worden opgenomen.

Metadata

Metadata zijn alle gegevens die vastgelegd worden over een bepaald werk, bijvoorbeeld in een catalogus. Per werk wordt één record gemaakt, die twee soorten metadata bevat: formele en inhoudelijke. De formele metadata zijn meestal eenduidig: ze staan vermeld op of in het werk. Bij de inhoudelijke metadata speelt interpretatie een rol: waar gaat een werk over?

Formele ontsluiting

Bij formele ontsluiting gaat het om het vastleggen van de formele gegevens van een werk. Wie ook catalogiseert: deze gegevens zullen altijd op dezelfde manier worden vastgelegd. Het gaat o.a. om de titel, auteur(s), datum, plaats en soort werk (zoals: akte, foto, wet, roman, tijdschriftartikel, etc.). Voor bibiotheekmaterialen ook: uitgever, editie, onderdeel van een reeks of serie, aantal pagina’s, afmetingen, of er illustraties, index/register en/of literatuuropgave zijn, ISBN (voor boeken) of ISSN (voor tijdschriften, kranten en andere periodiek verschijnende materialen). Al deze gegevens worden vastgelegd in apate velden, in een record.

Bij de formele ontsluiting in bibliotheken worden de regels uit de International Standard Bibliographic Description (ISBD) als richtlijn gehanteerd. Zie Beknopte introductie van OCLC voor een samenvatting.

Via deze metadata kunnen materialen worden teruggevonden waarvan de zoeker één of meer formele kenmerken al kent.

Inhoudelijke ontsluiting

Maar gebruikers willen niet alleen materialen kunnen terugvinden op hun formele kenmerken, maar ook op hun inhoud. Bijvoorbeeld als men de formele kenmerken niet kent of onderzoek doet naar alle materialen over een bepaald onderwerp.

Er zijn verschillende mogelijkheden om de inhoud te ontsluiten:

1. Een korte samenvatting toevoegen. Een samenvatting behoort neutraal te zijn, zonder oordelen, bijvoegelijke naamwoorden en superlatieven. Alleen maar: waar gaat het werk over? Een samenvatting helpt gebruikers op twee manieren:
   1. Bij het zoeken naar materialen kunnen woorden uit de samenvatting gevonden worden. Dit geeft extra resultaten die anders wellicht niet gevonden zouden zijn.
   2. Bij een gevonden titel: om te beoordelen of die aan de verwachtingen voldoet.
2. Trefwoorden toevoegen. Een trefwoord is een belangrijk woord of een combinatie van woorden die de kern van een onderwerp weergeeft. Soms is het mogelijk om zelf trefwoorden te verzinnen en toe te voegen. Maar meestal zal er sprake zijn van “gecontroleerde” trefwoorden. Die zijn van tevoren benoemd en als zodanig ingevoerd in het systeem, in een lijst, meestal met een korte beschrijving. Alleen als een trefwoord in die lijst voorkomt, kan hij dan gebruikt worden. Het kan gaan om een trefwoordenlijst met alleen maar losse woorden. Of om een gestructureerde trefwoordenlijst. Per werk/record kunnen meerdere trefwoorden worden toegevoegd.
   1. Een gestructureerde trefwoordenlijst geeft verbanden aan tussen trefwoorden. Bijvoorbeeld een hiërarchisch verband: levend organisme – dier – gewerveld dier - zoogdier – paard. Bij een trefwoord kunnen ook synoniemen worden opgenomen. En “zie ook” verwijzingen, bijvoorbeeld bij boot: zie ook schip. In Wikimedia (waaronder Wikipedia, Wikibooks, Wikimedia Commons) worden ze categorieën genoemd, die staan onderaan elke pagina. Per werk kunnen meerdere trefwoorden worden toegevoegd, voor elk aspect een. Zo'n gestructureerde trefwoordenlijst heet in het vakjargon een thesaurus. Voorbeeld: de EU-thesaurus; toelichting: RT = related term, verwante term die niet in déze hiërarchie voorkomt, NT = narrower term (onderliggende term in een hiërarchie), BT = broader term (bovenliggende term), SN = beschrijving van de term, USED FOR = synoniem.
   2. Er zijn verschillende gezichtspunten die kunnen worden toegevoegd:
      1. Object: Waar gaat het werk over? Wat is de kern?
      2. Aspecten, zoals: kader (voorbeeld: "goud" kan gaan over een sieraad, geld, chemisch element, kleur, grondstof of mijnbouw), kenmerk(en) (zoals de hardheid van water), actie of proces, plaats, tijd, instelling.
      3. Vorm, zoals boek, CD of bladmuziek.
3. Een classificatie toevoegen. Dit is een systematisch indeling van onderwerpen in groepen op basis van gemeenschappelijke kenmerken of criteria. Een classificatie in een archief of bibliotheek bestaat vaak uit coderingen met korte beschrijvingen. In principe wordt er één classificatiecode per werk/record toegevoegd. Vaak is de classificatiecode het eerste deel van een plaatsingscode (waarmee de plaats in de kast wordt aangeduid), waardoor werken over één onderwerp bij elkaar staan.

Een classificatie bevat in de regel minder codes dan er trefwoorden zijn in een thesaurus. Met trefwoorden kun je daardoor verfijnder aangeven waar een werk over gaat dan met een classificatiecode. Een classificatiecode is handig als je even snel wil zien welke werken er in een breder onderwerpsgebied voorkomen. Of voor het plaatsen van boeken in een open opstelling (zoals in een openbare bibliotheek).

Niet alleen archiefinstellingen en bibliotheken maken gebruik van trefwoorden, maar ook zoekmachines en zoekfuncties in databanken en op websites. Alleen gebeurt dat op de achtergrond, je ziet ze niet. Je merkt het alleen aan het aantal zoekresultaten: dat zijn er meer omdat ook naar synoniemen wordt gezocht, en soms zelfs in andere talen (Engels terwijl je Nederlandse zoektermen hebt ingevoerd). In het laatste geval zijn bij elk trefwoord ook vertalingen opgenomen. Wikimedia Commons maakt voor dit doel gebruik van Wikidata (alleen via Media search en alleen als de gestructureerde data in de bestanden zijn ingevuld; als je dan switcht naar Special:Search krijg je veel minder resultaten, probeer het met zoekwoord condensspoor).

Overigens behoort het maken en onderhouden van een thesaurus en/of classificatie ook tot de taken van een informatiespecialist in de informatievoorziening (op HBO-niveau).

Fysiek terugvindbaar maken

Zowel bij archiefinstellingen als in bibliotheken krijgen alle werken een plaatsingscode. Zo'n plaatsingscode komt in de catalogus en in of op het werk te staan, en correspondeert met een fysieke plaats in de kast en de plank waar dat document komt te staan. Een plaatsingscode kan zijn afgeleid van de classificatie, maar kan ook een volgnummer zijn (zie Plaatsingssysteem).

Meer informatie

• Als je dieper in gestructureerde trefwoordsystemen wil duiken: verwante termen zijn taxonomie en ontologie.