Informatievoorziening/Mensen en middelen

Dit hoofdstuk gaat over functies in de informatievoorziening en over middelen die voor de informatievoorziening nodig zijn, zoals digitale hulpmiddelen, fysieke materialen en ruimten.

Mensen (functies)

Archiefmedewerker

Bibliotheekmedewerker

VVV-medewerker

Er bestaat een breed scala aan functies in de informatievoorziening. Van praktisch (zoals boeken en archiefstukken op de juiste plek zetten) tot beleid en directie. Voor elke taak die in dit Wikiboek is beschreven, bestaat wel een aparte functie. In kleine organisaties worden verschillende taken samengevoegd tot één functie. Hieronder staat een kleine selectie van functies, met vereist opleidingsniveau en voorbeelden van hun mogelijke werkzaamheden:

• Archivaris (universitair): meestal directeur of een functie hoog in de hiërarchie van een archiefinstalling; is verantwoordelijk voor de hele gang van zaken omtrent archieven, van acceptatie, toegankelijkheid en (fysiek en digitaal) beheer tot restauratie en toepassing van de wet- en regelgeving.
• Beleidsmedewerker (universitair niveau): initieert en onderhoudt beleidsdocumenten voor het collectiebeleid, voor bewaartermijnen, het overdragen van archiefstukken van een overheidsorganisatie aan een archiefinstelling en voor vernietiging van archiefstukken. Maar hij/zij maakt ook beleid voor de manier waarop materiaal kan worden teruggevonden, de aanschaf, implementatie en gebruik van een catalogus en andere faciliteiten.
• Informatiespecialist, informatieprofessional of bibliothecaris (Hbo): is onder andere verantwoordelijk voor collectievorming (weet dus welke informatiebehoeften de doelgroep heeft en kan goed beoordelen wat wel en niet relevant voor hen is), terugvindbaar maken van informatie (orde in de informatiechaos kunnen brengen, inclusief een thesaurus en classificatie maken en onderhouden), het behandelen van de meer complexe informatieverzoeken (en dus je weg weten in informatieland), attenderen op nieuwe informatie en instructie geven aan gebruikers over gebruik van faciliteiten en informatievaardigheden. Kortom: een poortwachter en gids in informatieland. Informatiespecialisen werken nauw samen met de beleidsmedewerker.
• Medewerker op Mbo4-niveau: voert operationele taken uit rond het beheren en toegankelijk maken van informatie, zoals archiefstukken, maar ook de bibliotheekadministratie (waaronder materialen bestellen en ontvangen, financiële administratie en boeken stikkeren), uitleenadministratie, en het plaatsen van materialen in het depot of de bibliotheek.
• Medewerkers informatiebalie: volgens een steeds wisselend rooster, afhankelijk van het beleid met medewerkers op Mbo- en/of Hbo-niveau, vaak met een achtervang voor het opvangen van grotere drukte dan verwacht, moeilijkere en/of langer durende verzoeken en voor het ophalen van materialen uit het depot.

Opleidingen

Er bestaan in Nederland diverse opleidingen voor functies in de informatievoorziening.

Archiefwezen

Opleidingen tot archivaris en andere beroepen in de archiefsector variëren van Mbo- tot universitair niveau (stand van zaken per december 2025):

• De Universiteit van Amsterdam biedt een Engelstalige master Archival and Information Studies aan; met een aanvullende cursus kan men het certificaat Archivistiek A verkrijgen, waarna men erkend archivaris is.
• Cursussen SOD (voorheen Stichting Opleidingen en examens Documentaire Informatievoorziening) worden op twee niveaus aangeboden:
  • SOD-I op Mbo4-niveau.
  • SOD-II op Hbo-niveau.
• Post-HBO: Archivistiek bij de Hogeschool van Amsterdam, met als certificaat Archivistiek B.
• De cursus Recordmanagement van VHIC is gericht op documentbeheer binnen bedrijven en andere organisaties; niveau onbekend.

Bibliotheekwezen

• GO Opleidingen biedt diverse cursussen, waaronder: Basisopleiding Bibliotheekmedewerker (Mbo-4-niveau) en Opleiding Informatiespecialist (Hbo-niveau)
• Leergang Informatieprofessional (post-HBO, Haagse Hogeschool) - voor medewerkers in openbare bibliotheken
• Brancheopleiding VOB - voor medewerkers in openbare bibliotheken
• VOGIN biedt cursussen en trainingen voor informatieprofessionals (Hbo-niveau).

Gezond motto: "You should have fun being an librarian because you are not get rich being a librarian."

Digitale hulpmiddelen

Softwarepakket

Elke organisatie in de informatievoorziening heeft een softwarepakket nodig dat gericht is op de eigen organisatie. Zo'n softwarepakket heeft uiteraard een catalogus met online toegangen voor zowel eindgebruikers (in vakjargon de OPAC, Online Public Access Catalog) als een voor de eigen backoffice-medewerkers om bijvoorbeeld materialen te kunnen catalogiseren. Ook is er een (sterke) zoekmachine beschikbaar. Als je zelf invloed hebt op de inrichting van de zoekmachine: overweeg om automatische truncering in te stellen en/of automatisch gebruik van een synoniemenlijst of thesaurus, bijvoorbeeld in het algemeen of als er geen treffers zijn.

Een catalogus is het geheel van titelbeschrijvingen die verwijzen naar een collectie. Zoals een collectie vele verschillende soorten voorwerpen kan bevatten, zo kan ook "titelbeschrijving" een breed spectrum van soorten materialen omvatten, van boeken en tijdschriften tot gedichten, folders en artikelen, van aktes en notulen tot foto's en suikerzakjes. Zo'n titelbeschrijving gaat in de regel over één voorwerp, soms over enkele bij elkaar behorende voorwerpen. In een titelbeschrijving staan alle kenmerken die van belang zijn om het voorwerp weer terug te kunnen vinden en om te controleren of de gevonden informatie is, wat iemand zoekt. Een titelbeschrijving bevat altijd de titel, auteur(s), datum, plaats, soort werk en plaatsingscode. Daarnaast kunnen vele andere kenmerken worden vastgelegd, afhankelijk van het soort werk en van wat de organisatie belangrijk vindt.

Het verschil met een bibliografie is dat een bibliografie vaak gaat over één auteur of één onderwerp, waarbij ook werken van buiten de collectie/catalogus kunnen zijn opgenomen.

Behalve een catalogus zal een softwarepakket in de informatievoorziening andere onderdelen hebben:

Archiefsysteem
Een archiefsysteem moet verschillende soorten archiefstukken kunnen bevatten, met elk hun eigen bijzonderheden, die allemaal gemakkelijk moeten kunnen worden teruggevonden. Onder andere:

• Archieven van allerlei soorten organisaties, van de overheid tot bedrijven en verenigingen. Zij bevatten allerlei soorten documenten, van notariële akten tot notulen en persoonlijke brieven.
• Een beeldbank voor foto's, kaarten, affiches, andere afbeeldingen en audiovisueel materiaal zoals video's, geluidsbanden, radio- en tv-opnamen.
• [Voor locale archieven:] Kranten, tijdschriften en andere openbare publicaties. (Nationale kranten en tijdschriften worden door de nationale bibliotheek gecollectioneerd.)
• Zoekingangen op o.a.:
  • Personen: Om diegenen te faciliteren die hun stamboom willen uitzoeken. Met o.a. geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten, maar ook gerechtelijke uitspraken en betrokkenheid bij verkoop of aankoop van onroerend goed.
  • Bouwdossiers, met o.a. bouwtekeningen en bouwvergunningen.

Bibliotheekpakket
Ook een bibliotheekpakket moet beschrijvingen kunnen opnemen van verschillende soorten publicaties, die elk hun eigen kenmerken hebben, zoals boeken, tijdschriften, kranten, artikelen, overheidspublicaties (denk aan wetten en jurisprudentie) en grijze literatuur (zoals proefschriften, rapporten, congresverslagen, folders en jaarverslagen). Daarnaast moet het over een uitleenadministratie (ook voor IBL-leningen), bestel- en ontvangstenadministratie, aanwinstenoverzicht en attenderingsfaciliteit beschikken.

Zie ook
Zie het hoofdstuk Aanschaf softwarepakket in het Wikiboek Basiskennis informatica voor een stappenplan om zo'n pakket aan te schaffen.

Intranet

Voor afdelingen die binnen de eigen organisatie informatiediensten aanbieden, zoals bedrijfsarchieven en bedrijfsbibliotheken, is het noodzakelijk om een eigen website op het intranet te hebben. Hiermee kunnen ze bijvoorbeeld toegang bieden tot de catalogus en betaalde databanken, laten zien welke diensten ze aanbieden en hoe en wanneer de informatiebalie bereikbaar is.

Internetwebsite

Om te kunnen communiceren met de buitenwereld, is het nodig dat organisaties die actief zijn in de publieke informatievoorziening een eigen website op internet hebben. Hiermee kunnen ze toegang bieden tot de eigen catalogus en contactgegevens, mogelijkheden bieden tot reserveringen en een overzicht geven van de overige dienstverlening. Organisaties die publieksvoorlichting geven kunnen er bovendien al hun publicaties en andere informatie full text op vermelden of mogelijkheden bieden tot bestellingen.

Fysieke hulpmiddelen

Er zijn vele soorten hulpmiddelen nodig, van boekenplanken en archiefmappen tot karren en kaftfolie. Gewone kantoorartikelen blijven hier buiten beschouwing. Hier alleen een selectie.

Algemeen: olifantenpoot (verrijdbare kruk), karren om materiaal te vervoeren, kasten om informatiedragers op te bergen en te tonen, tafels en stoelen in de lees- en studiezalen, ontvangstbalie en/of informatiebalie(s).

Instellingen met veel materialen: mobiele/verrijdbare archiefkasten: deze kunnen tegen elkaar aan worden gezet; als men iets uit een kast nodig heeft, draait men aan het wiel en komt er ruimte tussen twee kasten.

Archiefmateriaal moet zodanig worden verpakt dat het beschermd wordt tegen licht, stof en andere directe invloeden van buitenaf. Bijvoorbeeld in zuurvrije dozen en mappen.

Voor bibliotheken: onder andere kaftfolie, etiketten (voor plaatsingscodes), eigendomsstempels, beveiligings- & scanstickers, beveiligings- en uitleenapparatuur, bibliotheekpassen, pc's en kopieerapparaten, zowel voor medewerkers als voor gebruikers/klanten.

• 
  Verrijdbare archiefkasten met archiefdozen
• 
  Medewerker tussen twee verrijdbare archiefkasten
• 
  Archiefdozen
• 
  Boeken- en tijdschriftenkasten
• 
  Olifantenpoot
• 
  Kar voor archief- en bibliotheekmaterialen
• 
  Bibliotheekstempel
• 
  Boeken met etiketten
• 
  PC's in een bibliotheek
• 
  Microfiche-machine
• 
  Uitleenpunt
• 
  Inleverpunt
• 
  Logistiek apparatuur
• 
  Houten tijdschriftencassette

Ruimtes

De ruimtes waarin materialen worden opgeslagen moeten aan bepaalde eisen voldoen, zie de paragraaf Fysiek collectiebeheer in het hoofdstuk Collectiebeleid. Daarnaast moet al bij de bouw rekening gehouden zijn met de zware belasting die vloeren te verduren krijgen. In de regel zijn die daarom in de kelder gesitueerd. Maar ook voor boeken- en tijdschriftenkasten in de open opstelling dienen de vloeren versterkt te zijn.

De ontvangstruimte zal prettig en uitnodigend zijn ingericht, op de lees- en studiezalen dient rust te heersten. Op zalen met een open opstelling is er een goede bewegwijzering.