Informatievoorziening/Inleiding

Definities

Informatievoorziening betreft het verzamelen, bewerken, toegankelijk maken, beschikbaar stellen en verstrekken van informatie, gericht op de informatiebehoefte van de doelgroep. Deze begrippen worden toegelicht:

• 'Informatie' en 'informatiebehoefte': iedereen zal wel een eigen idee hebben wat informatie is, maar lees toch eerst het hoofdstuk Informatie voordat je aan de rest van het Wikiboek begint: er worden verwante begrippen uitgelegd die in andere hoofdstukken als bekend worden verondersteld.
• 'Doelgroep': mensen voor wie een bepaalde informatievoorziening in het leven is geroepen. Denk aan mensen met belangstelling voor geschiedenis bij archieven (van echte historici tot wie nieuwsgierig is naar oude foto's), burgers bij openbare bibliotheken en aan wetenschappers bij een universiteitsbibliotheek.
• 'Verzamelen': actief en passief relevante informatie verkrijgen. Actief wil zeggen: zelf op zoek gaan naar gewenste informatie, een selectie maken en die aanschaffen. Passief wil zeggen: informatie aangeboden krijgen, daaruit een selectie maken en die aanschaffen. Zie het hoofdstuk Collectiebeleid.
• 'Bewerken van informatie' is gericht op het terugvindbaar maken van de aangeschafte informatie. Het gaat bijvoorbeeld om het opnemen van werken in de catalogus, toekennen van trefwoorden en toekennen van een plaatsingscode aan fysieke informatiedragers. Informatiedragers zijn alle soorten media waarop informatie is te vinden of waarop die kan worden opgeslagen. Voorbeelden zijn documenten, boeken, tijdschriften, geluids- en videobanden en dvd's, ongeacht of ze analoog of digitaal zijn. Zie het hoofdstuk Terugvindbaar maken.
• 'Toegankelijk maken' gaat om manieren waarop informatie aan de doelgroep wordt aangeboden. 'Ter beschikking stellen' en 'verstrekken van informatie' gaan over de manieren waarop de informatie daadwerkelijk wordt overgedragen. Meestal is er een website met daarop de catalogus waarin men kan grasduinen of men kan zelf in een bibliotheek boeken en tijdschriften opsporen. Ook kan men vragen stellen aan een informatiebalie. Zie de paragraaf Manieren van aanbieden.
• 'Attenderen op nieuwe informatie' gaat vaak via een mail met daarin links naar bijvoorbeeld tijdschriftartikelen, nieuwsberichten of wetgeving. Zie het hoofdstuk Attenderen op nieuwe informatie.
• 'Contentcuratie' gaat een stap verder met attenderen: deze informatie wordt streng geselecteerd en verrijkt met bijvoorbeeld een visie of duiding. Zie het hoofdstuk Contentcuratie.

Kortom

Functies van organisaties in de informatievoorziening:

1. verzamelen en selecteren van informatie voor de doelgroep(en)
2. bewerken van informatie
3. met als doel: ter beschikking stellen aan de doelgroep(en).

Hun werk draait om de juiste combinatie van:

• Activiteiten die als doel hebben de doelgroep snel de gewenste informatie te leveren.
• Faciliteiten die het proces ondersteunen. Die bestaan uit mensen, hulpmiddelen en ruimtes, zie het hoofdstuk Mensen en middelen
• Procedures en voorschriften die bij de werkzaamheden worden gebruikt. Deze zijn gericht op eenduidigheid, terugvindbaarheid, effectiviteit (doelgerichtheid) en efficiëntie (doelen bereiken met zo min mogelijk kosten).

Plaats in de maatschappij

Westerse economieën worden wel eens aangeduid als kenniseconomie of informatiemaatschappij. Dat betekent dat informatie een belangrijke rol speelt in de maatschappij en zelfs een belangrijke productiefactor is geworden.

Veel informatie is op internet en via AI te vinden. Daarbij lijkt het soms alsof organisaties die actief zijn in de informatievoorziening niet meer nodig zijn. Maar schijn bedriegt. Want waar halen de Googles en ChatGTP's van deze wereld hun informatie vandaan? Veel komt uit bronnen zoals Wikipedia, databanken, full text boeken, tijdschriften en kranten. Of de informatie komt uit catalogi van bijvoorbeeld archieven en bibliotheken of van voorlichtingswebsites (zoals over voeding, toerisme of ziektes). Uit al deze bronnen is de informatie veelal illegaal overgenomen, èn te vaak ook nog eens zonder bronvermelding (linken mag, kopiëren meestal niet).

En nog steeds is niet alles via zoekmachines en AI te vinden. Het Deep web, (betaalde) databanken en catalogi blijven veelal buiten schot, daar zijn nog steeds gidsen en/of licenties voor nodig. Hetzelfde geldt voor alles wat (nog) niet digitaal beschikbaar is, zowel publicaties als archiefmateriaal.

Bovendien maken zoekmachines en AI gebruik van oeroude middelen uit de informatievoorziening, zoals een gecontroleerde trefwoordenlijst (thesaurus), zie de paragraaf Inhoudelijke ontsluiting in het hoofdstuk Terugvindbaar maken.

En wie helpen er mee om jonge kinderen te leren lezen (toch essentieel in een kenniseconomie)? Juist, de openbare en schoolbibliotheken met hun (deel-)collecties en leesbevordingsacties die op jonge kinderen zijn gericht. Waar kun je nog elke werkdag gratis een krant lezen om op de hoogte te blijven van het nieuws? Of je favoriete tijdschriften lezen? Of het nieuwste boek van je favoriete auteur lenen? Ook: de openbare bibliotheek. Waar vind je behulpzame mensen die je de weg wijzen in de informatiebrei, persoonlijk of tijdens cursussen, of als je iets niet kunt vinden? De medewerkers van al die organisaties in de informatievoorziening, zie het hoofdstuk Informatieverzoeken behandelen.

Organisaties die actief zijn in de informatievoorziening èn de middelen die ze in de loop der tijd hebben ontwikkeld, hebben dus nog steeds een nuttige functie in de maatschappij. Zij ondersteunen en faciliteren burgers van jong tot oud, van peuters tot onderzoekers, maar ook scholen, bedrijven, de overheid, universiteiten en andere organisaties, bij het zoeken, vinden en ter beschikking stellen van de informatie die zij nodig hebben.