Informatievoorziening/Epiloog: Informatie-overload

Teveel boeken om uit te kiezen

De hoeveelheid informatie in de wereld is inmiddels zo gigantisch geworden, dat één mens slechts een fractie van alles tot zich kan nemen, hoe lang men ook leeft en hoeveel men ook per dag leest. Er is bovendien niet één systeem of opslagplaats waar alle informatie is te vinden: informatie is verspreid en versnipperd over talloze bronnen.

Gevolgen

Dit heeft vooral gevolgen voor individuen. Hoewel de rest van dit Wikbook vooral gaat over organisaties die in de informatievoorziening actief zijn, verruimen we hier onze blik. We richten ons hier in eerste instantie op individuen, omdat zij de meeste gevolgen ervan ondervinden. Wel beperken we ons tot de privé-situatie (in organisaties kunnen eigen regels gelden voor het gebruik van informatie, e-mail en social media). Gevolgen kunnen zijn:

• Er komt veel meer informatie op je pad dan je kunt behappen. Als oplossing kies je voor het versmallen van je blik: je leest, hoort en ziet alleen nog maar wat op je weg komt: je huidige interessegebieden. Je komt in een bubbel.
• Als je bepaalde informatie nodig hebt, is het is moeilijk om te vinden wat je zoekt, het is als een speld in een hooiberg. Informatie zoeken kost daardoor in de regel veel tijd.
• Na bijna elke online zoekactie krijg je veel te veel zoekresultaten, hoe goed je ook je best doet op een scherpe zoekvraag. Met een beetje geluk staat wat je zoekt bovenaan, maar het is ook mogelijk dat de gezochte informatie op pagina 19 staat; en wie scrolt er naar pagina 19? Als gevolg daarvan stop je met zoeken en lezen als de informatie die je vindt, aanvaardbaar genoeg is om niet verder te hoeven zoeken.
• Bovendien zijn de resultaten die je krijgt te vaak ook nog veel te lang van stof.
• Je moet soms in meerdere bronnen achter elkaar zoeken om eindelijk te vinden wat je zoekt.

We noemen dit informatie-overload of Informatiestress, en ook wel infobesitas en datasmog.

Er bestaan twee vormen van informatie-overload  :

1. uitkomstoverbelasting: er zijn te veel informatiebronnen (niet alleen databanken, maar ook bijvoorbeeld losse documenten en websites); èn
2. tekstuele overbelasting: de teksten zijn te lang, weiden teveel uit en zijn niet to-the-point.

Beide komen hier aan bod.

Oplossingen

Je moet dus kiezen aan welke informatie je wel en aan welke je geen aandacht wilt besteden. Hoe minder tijd je kwijt bent aan niet-gewenste informatie, hoe meer tijd je overhoudt om (andere) leuke of nuttiger activiteiten te doen.

Let op: de meeste oplossingen kosten eerst tijd, het profijt komt pas daarna. Ze vergen ook zelfdiscipline en doorzettingsvermogen, maar laat dat je niet afschrikken.

Er is eerst een paragraaf over algemene maatregelen die je kunt nemen om de informatie-overload te beperken. Daarna volgt een paragraaf specifiek over e-mail.

Algemeen

• Beperk informatie in je huishouden, zowel papieren als digitale:
  • Selecteer streng, maak keuzes, zorg dat er een behapbare hoeveelheid informatie binnenkomt, zowel fysiek als digitaal. Bedenk wat je wel en niet wilt lezen, horen, zien en meemaken. Waaraan wil je je kostbare tijd besteden? En vooral: waaraan niet? Zeg die laatste soort op, annuleer die. Je voorkeuren kunnen overigens in de loop van je leven veranderen, evalueer dus regelmatig, bijvoorbeeld een keer per jaar of als er een omschakeling in je leven is (zoals gaan studeren, verhuizen, gaan samenwonen, scheiding, gezinsuitbreiding, kinderen het huis uit, ander werk, andere hobby of pensionering). Enkele tips:
    • Laat je niet leiden door FOMO (fear of missing out): jammer dan, dan weet je het maar niet of weet je het later. Als je vriend(inn)en of familieleden je er op aanspreken dat je een bericht niet hebt gelezen: leg uit dat je niet zoals veel anderen gestresst en overbelast wilt raken en daarom een strenge selectie hanteert. Overleg met hen hoe je belangrijke berichten niet over het hoofd ziet.
    • Ontvolg mensen op Facebook, X (Twitter) en andere social media die te vaak iets melden dat niet interessant is.
    • Beoordeel jaarlijks je abonnementen op kranten, tijdschriften en andere informatie. Wees daarbij kritisch: wat voldoet nog, wat lees en gebruik je nog? Zeg de rest op.
    • Plak een sticker op je brievenbus dat je geen reclamedrukwerk wilt (zie ongewenste reclame van de Rijksoverheid).
    • Bedenk hoe je kunt voorkomen dat je veel meer tijd kwijt bent met scrollen op je smartphone dan je wilt, stel bijvoorbeeld een maximum tijd daarvoor in, dan móét je wel selecteren en kritisch zijn.
  • Filter en sorteer inkomende informatie. Of het nu gaat om papieren informatie (krant, tijdschrift, post) of om digitale informatie zoals e-mail: maak stapeltjes en stel prioriteiten. Gooi weg wat direct weg kan, werp daar hooguit één blik op. Behandel belangrijke post direct, zoals rekeningen en aanmaningen. En de rest valt daar tussenin. Als je tijd hebt kun je die ook direct afhandelen, anders doe je die later.
    • Kies een webbrowser die advertenties onderdrukt of waarop je advertenties kunt blokkeren via extensies.
  • Orden en groepeer informatie die je wilt bewaren: plaats alles over hetzelfde onderwerp bij elkaar. Zet romans bij elkaar en plaats studieboeken op onderwerp, berg losse informatie, zoals artikelen en aantekeningen, op in ordners en stop digitale informatie die je wilt bewaren in mappen, maak daarvoor een voor jou logische mappenstructuur, zowel in je e-mail als op je C- of D-schijf op je computer. Zorg dat elk bestand of andere informatie in een van de mappen past. Als je later wilt saneren, is het ook gemakkelijker als je map voor map kunt beoordelen, met alles over een onderwerp bij elkaar, dan wanneer je allemaal totaal verschillende losse informatie moet beoordelen.
    • Dit geldt ook voor foto’s en filmpjes: selecteer allereerst alleen de mooiste of meest bijzondere foto’s en filmpjes om te bewaren en gooi de rest direct weg. Stop ze in geordende mappen, bijvoorbeeld op jaar en/of onderwerp.
  • Saneer informatie die niet meer nodig is, die je toch niet meer gebruikt:
    • Gooi direct iets weg als het niet voor jou van belang is, digitaal of op papier.
    • Boeken, tijdschriften en kranten zijn in de regel nog wel in te zien of op te vragen in bibliotheken. Dus die kun je met een gerust hart wegdoen. Boeken kunnen naar een boekenkastje in de wijk, de kringloop, tweedehands zaak of -webwinkel, of in de papierbak. Tijdschriften en kranten kunnen direct de papierbak in nadat ze zijn gelezen. Knip eventueel interessante artikelen uit om later nog eens te lezen, en berg die op in een map over dat onderwerp.
      • NB Check wel oudere publicaties in Worldcat (in ieder geval publicaties van vóór het digitale tijdperk) vóórdat je die wegdoet. Als een publicatie daar niet in voorkomt, schenk die dan aan een geschikte bibliotheek. De Nederlandse KB wil graag boeken en andere publicaties uit of over Nederland die nog niet in hun catalogus staan, zie opnamecriteria; lokale archieven kunnen belangstelling hebben voor publicaties die daarbuiten vallen èn aan hun eigen selectiecriteria voldoen.
    • Saneer ook digitale informatie die niet meer nodig is. Saneer regelmatig de inhoud van de mappen op je pc of laptop (op je C- of D-schijf).
• Informatie zoeken: maak je de tips eigen die vermeld staan in Zoeken op internet. Oefen veel.
• Neem ook kennis van informatie buiten je bubbel:
  • Lees dagelijks bijvoorbeeld een (landelijke of regionale) krant en/of een tijdschrift (zelfs de Donald Duck kan je inzichten buiten je bubbel bieden). Artikelen daarin zijn samenvattingen van wat er aan de hand is in de wereld, maar die artikelen gaan niet alleen maar over je bubbel, ze verruimen ook je blik. In het algemeen worden artikelen uit kranten en tijdschriften als betrouwbaar beschouwd, beweringen worden gecheckt en vaak ook nog dubbel gecheckt.
    • In de openbare bibliotheek kun je gratis kranten en tijdschriften lezen, ook als je geen lid bent.
    • Als je een abonnement overweegt: kijk in diezelfde bibliotheek welke krant of tijdschrift je het meest aanspreekt. Let bij een krant bijvoorbeeld op taalgebruik (gemakkelijk of te moeilijk), en de hoeveelheid artikelen over sport, economie, buitenland, wetenschap, media, cultuur, politiek en meningen. Kies een krant afhankelijk van je voorkeuren (als je veel over sport wilt lezen, zul je andere krant kiezen dan wanneer je meer hecht aan wetenschap of cultuur). Neem eerst een proefabonnement op een krant. Als dat afgelopen is, kun je een echt abonnement nemen of nog op dezelfde manier een andere krant uitproberen.
  • Sta open voor andere meningen, opvattingen, invalshoeken, e.d., zonder vooroordelen. Ga bijvoorbeeld naar discussie-avonden waar tegengestelde meningen te horen zijn en waar je kunt meediscussiëren. Ook de opiniepagina van een krant biedt vaak stof tot nadenken. Of zoek bewust iemand of een groepje op met een andere politieke voorkeur dan jijzelf. Vraag hen vooral waarom ze iets totaal anders vinden dan jij, maar maak geen ruzie; het is OK om van mening te verschillen.

E-mail

Bovenstaande tips gelden ook voor e-mail en je volle inbox, en kunnen ook worden toegepast op sociale media. Bijzonderheden:

• Beperk het checken van e-mails. Zet piepjes en pop-ups uit die aangeven dat er een nieuwe e-mail is. Bekijk je inbox minimaal 1 en maximaal 3 keer per dag, niet continu.
• Zorg voor zo min mogelijk inkomende e-mails in je inbox, bij voorkeur alleen die waar je zelf om hebt gevraagd en waar je (nog steeds) iets aan hebt.
  • Beperk het aantal attenderingen en nieuwsbrieven. Welke wil je blijven ontvangen? Welke bronnen zijn waardevol? Welke niet? Welke vertrouw je niet volledig? Wat worden en zijn jouw criteria? Je kunt niet alles bijhouden en lezen, en dat hoeft ook niet. Maak een keuze aan de hand van bijvoorbeeld jouw interesses. Pas dat aan in je bronnen, zoals sociale media, websites van bedrijven en andere organisatie. Zeg attenderings- en reclamemails op die je niet (meer) wilt ontvangen. Evalueer dit ieder jaar: heb je nog steeds dezelfde interesses, weet je inmiddel genoeg over een onderwerp, zijn er interesses bijgekomen?
  • Ga in plaats van het ontvangen van teveel attenderingen op jouw vakgebied, op zoek naar zogenaamde 'schifters' of 'moderators' op jouw vakgebied. Dit zijn autoriteiten op een bepaald vakgebied, die het belangrijkste nieuws selecteren en doorgeven, bijvoorbeeld via LinkedIn, een website van een universiteit of research-instituut of een eigen website.  Volg hen (ze hebben vaak ook duizenden volgers) of abonneer je via andere kanalen op hun nieuws.
  • In plaats van reclame als bron te gebruiken: ga juist zelf op zoek als je iets nieuws nodig hebt. Lees recenties/reviews, zodat je weet wat wel en niet de moeite waard is. Laat je niet beïnvloeden door influencers, reclame of nieuwsbrieven en klik niet bijna gedachteloos op een product uit een e-mail, later blijkt het te vaak een prul te zijn (zie Winkelen in het Wikibook Huishouden voor meer tips). Dit is ook een manier om buiten je bubbel informatie te vinden.
• Filter en sorteer inkomende e-mails. Maak stapeltjes en stel prioriteiten.
  • Behandel belangrijke informatie direct, zoals rekeningen en aanmaningen.
  • Verplaats e-mails met 'nice-to-know’ informatie ("aardig om te weten", in tegenstelling tot 'need-to-know') naar een aparte map om later te lezen, op een moment dat het beter uitkomt.
    • Laat e-mails met updates van sociale media en reclame direct al automatisch instromen in speciale mappen, zodat ze niet eens in je inbox terecht komen. Bekijk ze bijvoorbeeld 1x per week of als je er tijd voor hebt en gooi ze daarna direct weg.
  • Gooi weg wat direct weg kan, werp daar hooguit één blik op. Bewaren zorgt alleen maar voor een volle en onoverzichtelijke inbox en/of het snel opgebruiken van je maximale ruimte.
  • Beantwoord direct mails die minder dan twee minuten kosten. Stuur bijvoorbeeld een bedankje als dat van toepassing is. Meld of je wel of niet komt als je een uitnodiging ontvangt en vraag of er nog een verlanglijstje is als je niet weet welk cadeau je kunt meenemen. Geef antwoord op vragen. Als het een verzoek betreft waaraan je niet kunt voldoen: antwoord vriendelijk maar kort, weid niet uit, verwijs eventueel naar weblinks of anderen die het verzoek eventueel wel kunnen beantwoorden.
  • Probeer af te komen van nieuwe soorten e-mails die je niet interesseren (vaak staat daarvoor helemaal onderaan een speciale knop of link; mail anders om uitgeschreven te worden, maar let daarbij wel op: het kan ook gaan om een poging om je e-mail-adres te verifiëren, als je terugmailt, heeft de afzender dan “beet”).
• E-mails die je als afgehandeld beschouwt, kun je weggooien of archiveren. Een uitnodiging wil je nog bewaren totdat het feest voorbij is; ook bevestigingen van bestellingen bewaar je in ieder geval totdat je het product hebt ontvangen. Veel andere mails wil je nog wel bewaren, maar hoeven niet in je inbox te blijven staan.
  • Orden je e-mails die je wilt bewaren, plaats ze in de mappenstructuur. Als het goed is, biedt je e-mail-programma een mappenstructuur om e-mails te archiveren en bewaren. Maak daar gebruik van! Anders zie je binnen de kortste keren door de bomen het bos niet meer. Deel de mappen zo in dat het voor jou handig is. Bewijzen zul je altijd enkele jaren willen bewaren, bijvoorbeeld bewijzen dat je hebt betaald, dat je een product hebt ontvangen (kan nog wel eens helpen bij verzekeringskwesties), contracten en andere zakelijke post. Maak ook een map “Tijdelijk” met mails die je na verloop kunt weggooien, dat ruimt gemakkelijk op. Mails kun je ook in meer dan één map opbergen, als die over meer dan één onderwerp gaan. Zo heb je altijd alle mails bij elkaar die over hetzelfde onderwerp gaan.
  • Archiveer ook verzonden e-mails die je wilt bewaren in de mappenstructuur.
• Schoon je e-mails, maak dagelijks je inbox leeg en ga regelmatig je mappen langs om oude e-mails te verwijderen die inmiddels overbodig zijn geworden.

Informatie-overload voorkomen

Hoe kun je er zelf voor zorgen dat je zo weinig mogelijk bijdraagt aan de informatie-overload?

• Beperk het aantal blogs, posts, e-mails en andere bijdragen op internet tot alleen degene die echt nuttig voor anderen kunnen zijn. Beperk in e-mails het aantal ontvangers tot degenen die de boodschap echt moeten krijgen (of zelf aangegeven hebben dat ze dergelijke e-mails altijd willen ontvangen), gebruik de cc-functie helemaal niet of met mate.
• Kies steeds een goede titel die de lading dekt. Wat is de kern van je boodschap?
• Beperk het aantal ontvangers tot degenen voor wie jouw boodschap echt interessant kan zijn en vermijd cc’s. Kies het juiste podium:
  • Gebruik een app voor instant messaging (zoals WhatsApp) voor directe interactie, urgente en korte vragen en informele afstemming. Kies daarvoor de juiste persoon of app-groep. Voor dringende berichten of vragen kun je ook telefoneren.
  • Gebruik e-mail als er geen direct antwoord nodig is, voor langere, gedetailleerde teksten, het versturen van kleine en middelgrote bijlagen en voor gedetailleerde, formele of juridisch bindende zaken. En voor mensen die je niet kunt appen.
  • Gebruik een foto-site als Instagram (alleen voor volgers, maar wel openbaar) of Flickr (kwalitatieve foto’s voor de hele wereld, ook voor hergebruik door anderen, let op de juiste licentie bij het uploaden) om foto’s te delen. Een klein aantal foto’s kun je ook per e-mail of app voor instant messaging versturen. Grotere hoeveelheden foto's (en grote documenten) kun je via speciale diensten versturen, zie Overzicht Consumentenbond.
  • Gebruik een blog voor discussies, meningen of inzichten die je wilt delen. Of gebruik daarvoor een ander medium waarbij je gemakkelijk posts kunt plaatsen zonder dat de hele discussie weer wordt meegestuurd.
• Houd bijdragen kort, val gerust met de deur in huis, zonder poespas. Bij een langer verhaal: geef bovenaan een korte samenvatting of conclusie (een of twee regels) en begin pas daaronder je hele verhaal, zodat lezers kunnen kiezen of ze je hele verhaal wel willen lezen. Zet het belangrijkste vooraan, zowel in de mail als in elke alinea, gebruik witregels en tussenkopjes zodat lezers snel kunnen scrollen naar passages waarin ze geïnteresseerd zijn, en sluit af met een conclusie. Of bied alleen een iets langere samenvatting (van één korte alinea) en laat het hele verhaal met de details achterwege.
• Let op je taalgebruik. Pas de stijl aan aan je doelgroep. Zorg dat je doelgroep de tekst (of ander medium) gemakkelijk kan begrijpen. Gebruik korte zinnen. Knip langere zinnen op in twee of meer kortere. Vermijd moeilijke woorden.
• Let op spelling, leestekens en hoofd- en kleine letters: zoals je het op school hebt geleerd. Beperk eigenheden en afwijkingen tot een minimum, bijvoorbeeld alleen in je naam of ondertekening. Het gaat alleereerst om het duidelijk overbrengen van je boodschap. Lezers moeten een tekst vlot kunnen doorlezen, zonder ruis die alleen maar voor vertraging in het lezen zorgt. Ruis wordt bijvoorbeeld veroorzaakt door spelfouten, tierlantijnen, alleen maar kleine letters en geen leestekens. Dit zorgt voor het stokken van het leesproces bij lezers die dit niet gewend zijn. Dat wil je niet.
• Als je bijdragen openbaar zijn: zorg dat ze goed vindbaar zijn, vermeld trefwoorden, plaats er links naar toe op andere, verwante webpagina’s. En vermeld iets over jezelf dat vertrouwen biedt voor hetgeen je hebt te vertellen (bijvoorbeeld je opleiding voor en/of het soort ervaring met het onderwerp van je bijdragen). Plus een manier om met je in contact te komen.

Organisaties in de informatievoorziening

Organisaties die in de informatievoorziening actief zijn, kunnen meehelpen informatiestress te voorkomen door:

• Hun collecties to the point te laten zijn, gericht op de doelstellingen. Voorkom overlap en duplicaten zoveel mogelijk. Selecteer het beste wat per onderwerp beschikbaar is.
• Op tijd te saneren.
• Gebruiksvriendelijke zoekmachines te bieden, waarmee ook het vinden en navigeren in de catalogus een fluitje van een cent wordt.
• Informatie te bundelen, zowel binnen de organisatie als daarbuiten. Goede voorbeelden daarvan:
  • Worldcat: een bron waarmee je met één-druk-op-de-knop talloze bibliotheekcatalogi wereldwijd kunt doorzoeken.
  • Archieven.nl waarmee je op diezelfde manier vele Nederlandse archieven kunt doorzoeken.
  • Europeana waarin toegang tot het digitale culturele erfgoed van Europa wordt gebundeld.
  • Laat de website van een VVV hèt portaal zijn voor alle toeristische informatie over een stad of streek. Werk daarbij samen met de gemeente of streek, zodat er één portaal is en de gemeente of streek niet ook nog eens een soortgelijke website heeft, waardoor bezoekers op twee plekken moeten zoeken.
  • Binnen zo’n organisatie kun je informatie per onderwerp bundelen, zie Terugvindbaar maken en Contentcuratie.