Informatievoorziening/Collectiebeleid

Informatievoorziening

Organisaties die actief zijn in de informatievoorziening hebben een op maat samengestelde collectie nodig om tijdig de gevraagde informatie te kunnen verstrekken.

In dit Wikibook hanteren we als definitie van collectie: een verzameling fysieke en/of digitale informatiedragers, die actief bij elkaar zijn gebracht met als doel de doelgroep snel de gewenste informatie te kunnen leveren, nu en in de toekomst. Ook informatie waarvoor betaalde toegang is verkregen, wordt tot de collectie gerekend, bijvoorbeeld toegang tot databanken.

In het collectiebeleid wordt het beleid vastgelegd voor het vormen, aanbieden en beheren van een collectie, en de terugvindbaarheid van de onderdelen. Aspecten van collecties die in dit hoofdstuk behandeld worden:

Collectievorming: wat hoort wel en wat hoort niet thuis in een collectie?
Aanbieden van een collectie aan (potentiële) gebruikers.
Fysiek collectiebeheer: fysieke opslag en conserveren van collecties.

De terugvindbaarheid, het snel kunnen terugvinden van specifieke informatie in een collectie, komt aan bod in het hoofdstuk Terugvindbaar maken van informatie.

Collectievorming

Het is ondoenlijk om alle archiefmaterialen, literatuur en andere media aan te schaffen die worden aangeboden. Daar hebben instellingen geen ruimte, budget en medewerkers genoeg voor. Er moeten dus keuzes worden gemaakt. Bij collectievorming wordt daarom de vraag gesteld: Wat hoort wel en wat hoort niet thuis in een bepaalde collectie? Om dat in de praktijk te kunnen bepalen is een lijst met criteria nodig.

Het uitgangspunt voor een collectiebeleid is de doelstelling van de organisatie, waarom bestaat de organisatie, waartoe is zij op aarde? Uit die doelstelling worden afgeleid:

Doelstelling van de collectie: waartoe dient de collectie, voor welk probleem moet het een oplossing zijn?
Welke doelgroepen zullen de collectie gebruiken? Voorbeelden:
1. Voor een openbare bibliotheek bestaat de doelgroep in de regel uit alle inwoners van het verzorgingsgebied van de bibliotheek, zoals de wijk of de gemeente. Speciale aandacht zal uitgaan naar scholieren, zowel van de basis- als middelbare scholen.
2. Voor een bedrijfsbibliotheek gaat het om de medewerkers van het bedrijf en in het bijzonder de onderzoekers, beleidsmedewerkers en juristen (degenen die literatuur nodig hebben om hun werk te kunnen doen).
3. Nationale archieven en bibliotheken hebben in het algemeen juist een veel grotere en bredere doelgroep.
Wat zijn de informatiebehoeften van de doelgroep(en)? Die vormen de uitgangspunten waarop het collectiebeleid wordt gebaseerd. Daarbij gaat het ook om de achtergronden van de doelgroep(en), zoals hun interessegebieden, opleidingsniveau en reeds aanwezige vakkennis. Voor peuters en kleuters zal de nadruk op prentenboeken liggen, voor medewerkers van een chemisch bedrijf op wetenschappelijke literatuur en octrooien.

Selectiecriteria

Uit de informatiebehoeften kan worden afgeleid wat er wel en niet (meer) in de collectie thuishoort. Het gaat dan onder andere om:

Onderwerpen die binnen het collectiebeleid vallen. Bijvoorbeeld: Een wetenschappelijke bibliotheek neemt in de regel geen romans uit de Bouquetreeks op, de bibiotheek van een kunstmuseum is geïnteresseerd in literatuur over de kunst die zij (willen) bezitten en niet in literatuur over technische hoogstandjes.
Diepgang: hoe diep of breed moet de collectie zijn? Voor bibliotheken bijvoorbeeld kan per onderwerp gekozen worden uit alleen algemene werken zoals elementaire handboeken, de belangrijkste naslagwerken en basistijdschriften, tot juist alles over een bepaald onderwerp (en alles daar tussen in). Openbare bibliotheken in een bepaalde streek zullen meer materialen uit en over hun eigen streek en in hun streektaal aanschaffen, terwijl openbare bibliotheken in andere streken daarvan op zijn best een basiscollectie aanbieden.
Gewenste/minimale kwaliteit:
1. Inhoudelijk: bijvoorbeeld een universiteitsbibliotheek kan er voor kiezen alleen wetenschappelijke werken op te nemen van auteurs die goed bekend staan.
2. Fysieke staat van een werk: alleen brandnieuw of ook met beschadigingen, zoals gescheurde pagina's, vlekken, aantekeningen en strepen?
Soorten informatiedragers: zoals documenten, boeken, tijdschriften, rapporten, folders, brochures, foto's, films, geluidsopnamen, suikerzakjes, ansichtkaarten?
Soorten materialen: alleen analoog (zoals op papier en audiovisuele banden) en/of (ook) digitaal?
Periode: uit welke jaren worden werken in de collectie opgenomen? Voor een archief kan gelden: hoe ouder hoe beter, voor een bedrijfsbibliotheek is juist recente literatuur vereist.
Controle op authenticiteit, echtheid: is die aangeboden middeleeuwse akte geen vervalsing?
Aantallen, bijvoorbeeld per boektitel of per onderwerp.
Talen: alleen Nederlands of ook Engels en andere talen? In een gemeente met veel migranten zal in de openbare bibliotheek ook literatuur in hun moedertaal voor de hand liggen, in een multinationale onderneming zal Engels de voertaal zijn en zal de bedrijfsbibliotheek voornamelijk Engelstalige werken opnemen. Bibliotheken in Friesland zullen ook materialen in het Fries aanschaffen, dit geldt navenant voor bibliotheken in gebieden met een eigen streektaal.
Geografisch: uit welke gebieden worden materialen opgenomen?
1. Een locaal archief (stad, streek, provincie) zal zich richten op archiefmaterialen die afkomstig zijn uit of betrekking hebben op het betreffende gebied; als er materiaal van buiten het gebied aangeboden wordt, zal men doorverwijzen naar het archief aldaar.
2. Voor openbare en nationale bibliotheken ligt het voor de hand vooral materialen uit het eigen land aan te schaffen en daarnaast ook aandacht besteden aan andere landen die Nederlands als voertaal hebben.
3. Voor een universiteitsbibliotheek met een letterenfaculteit (waar studies talen, literatuur en cultuur worden aangeboden) zullen materialen worden aangeschaft uit alle landen waar de onderwezen talen worden gesproken.
Overige aandachtspunten in een collectiebeleid:
1. Randvoorwaarden en beperkingen, zoals beschikbaar budget en personeel - afweging kosten en verwachte baten.
2. Beschikbare fysieke ruimte.
3. Beschikbare alternatieven, zoals samenwerkingsverbanden, IBL-verkeer, partners, waardoor men niet alles zelf hoeft te bezitten en afspraken kan maken over onderling lenen van materialen. In hoe verre kan het instituut terecht bij andere instituten om zijn gebruikers te bedienen? Universiteitsbibliotheken maken onderling afspraken over onderwerpen die zij diepgaand aanschaffen en permanent zullen bewaren.
4. Procedures voor de aanschaf en het afstoten van onderdelen van de collectie, inclusief de voorwaarden waaronder schenkingen worden geaccepteerd (zoals: mag de schenking worden verkocht?). Bijvoorbeeld: wie kunnen aanschafsuggesties doen, hoe komen voorstellen tot stand, formulieren, wie zijn erbij betrokken, wie beslist uiteindelijk over een aanschaf of sanering?

Aanschaf van materialen

Welke materialen worden aangeschaft wordt bepaald aan de hand van de criteria uit het collectiebeleid. Bij de aanschaf van materialen lopen de procedures bij archieven en bibliotheken uiteen, daarom worden die hier apart behandeld.

Bij archieven:
Archieven kunnen op verschillende manieren archiefmaterialen verkrijgen:

Via de aangesloten organisaties: Overheidsorganisaties (zoals gemeenten, provincies en het rijk) zijn volgens de Archiefwet verplicht om na twintig jaar hun archiefmateriaal over te dragen aan een archiefinstelling. De archiefinstelling controleert of de materialen aan de eisen uit de Archiefwet voldoen, voert ze in in hun systeem en bergt ze op in het depot. Ze zijn nu in principe voor iedereen toegankelijk.
Via particulieren: Incidenteel willen particulieren archiefmateriaal bij een archiefinstelling onderbrengen. Neem daarover van tevoren contact op met het betreffende archief. Het kan bijvoorbeeld gaan om archieven van families, verenigingen, stichtingen of (failliete) bedrijven, maar ook oude foto's, kranten, films of radio-opnamen zijn vaak welkom. De archivaris zal het materiaal beoordelen en aangeven wat wel en niet archiefwaardig is. Archiefmateriaal wordt gratis overgedragen. Het komt voor iedereen beschikbaar, kan worden gedigitaliseerd en via de website worden gepubliceerd. Alleen voor materiaal dat nog privacygevoelig is of waarop nog auteursrechten rusten, kan een uitzondering worden gemaakt.
Sporadisch komt het voor dat er zeer bijzonder materiaal te koop wordt aangeboden, bijvoorbeeld via een veiling. Als het binnen de selectiecriteria valt en er budget voor is, kan de archivaris besluiten om het aan te kopen.

Bij bibliotheken:
Collectievormers bij bibliotheken moeten vooral zelf actief op zoek naar nieuwe uitgaven die voor hun bibliotheek van belang zijn.

Openbare bibliotheken kunnen hiervoor gebruik maken van de diensten van NBD Biblion.
Overige bibliotheken kunnen attenderingen instellen op nieuwe uitgaven voor de onderwerpen die binnen het collectiebeleid vallen. Dat kan bij uitgevers die van belang zijn en/of de eigen leverancier (tussenpersoon tussen uitgever en bibliotheek). Hieruit wordt een selectie gemaakt die wordt besteld bij de leverancier.
Gebruikers van een bibliotheek kunnen aanschafsuggesties aandragen. Dit kan zowel gaan om gedrukte materialen zoals boeken, tijdschriften en kranten, als om databanken (in bedrijven). Die kunnen worden aangeschaft als de materialen binnen het collectiebeleid vallen en er genoeg budget is.
Incidenteel bieden gebruikers (oude) boeken aan, bijvoorbeeld medewerkers die hun kamer hebben opgeruimd. De collectievormer zal altijd checken of deze boeken in de collectie passen.

Na ontvangst
Na ontvangst van de materialen worden die verder bewerkt: ingevoerd in het systeem en fysieke materialen worden voorzien van een locatiecode om ze weer gemakkelijk te kunnen terugvinden. Soms worden ze (of een selectie) op een aanwinstenlijst geplaatst om gebruikers op de hoogte te stellen.

Ten slotte worden ze opgeborgen:

Archiefstukken gaan meestal rechtstreeks naar het depot.
Fysieke bibliotheekmaterialen krijgen een plaatsje in de bibliotheek. Soms starten ze op de plank of kast met aanwinsten. Anders worden ze op de juiste plek in de open opstelling geplaatst; bij wetenschappelijke bibliotheken worden ze meestal direct naar het depot gebracht.
Databanken en andere online toegangen worden vermeld op het databanken-overzicht van de bibliotheek, als die er is, of anderszins gemakkelijk vindbaar gemaakt.

Bij organisaties die publieksvoorlichting geven:
In tegenstelling tot archieven en bibliotheken produceren organisaties die publieksvoorlichting geven voor een groot deel zelf de informatie die ze aan het publiek ter beschikking stellen. Het gaat bijvoorbeeld om het schrijven, samenstellen en publiceren van folders, brochures en websites. Ze kunnen daartoe opdracht geven aan eigen medewerkers of externe partijen zoals zzp'ers. Ook bij hen zal het proces van collectievorming (inclusief saneren) grofweg worden gevolgd.

Saneren

Archieven en bibliotheken schaffen niet alleen materialen aan, ze moeten soms ook delen saneren. Om ruimte te krijgen, om sneller te vinden wat je zoekt zonder de ballast van inmiddels verouderde informatie of omdat de Archiefwet het voorschrijft.

Archieven
Voor unieke documenten gelden bewaartermijnen. Een mailtje over een lunchafspraak met een collega kan na die lunch worden weggegooid. Andere documenten zullen langer bewaard blijven, zoals notulen, contracten en beleidsdocumenten. De criteria voor bewaartermijnen maken onderdeel uit van het collectiebeleid. Ze kunnen voor elke organisatie anders zijn. Bewaartermijnen zijn meestal ingedeeld in categorieën. Ze kunnen variëren van 1 jaar tot blijvend/permanent. Het gemakkelijkste is als ze zijn gekoppeld aan inhoudelijke categorieën in het Documentmanagementsysteem: dan kan de categorie voor afdelingsnotulen bijvoorbeeld een bewaartermijn hebben van 10 jaar, maar voor die van de directie geldt 50 jaar of "blijvend".

Bibliotheken
Uitgezonderd de KB, zijn bibliotheken in principe vrij in hun saneringsbeleid, tenzij daar in een samenwerkingsverband andere afspraken over zijn gemaakt. Bibliotheken kunnen bijvoorbeeld na verloop van tijd overgaan tot het saneren van tweede exemplaren van een werk zodat ze er nog één overhouden. Of ze kunnen een oude druk direct verwijderen als er een nieuwe druk is verschenen en aangeschaft. Voor fysieke kranten en tijdschriften worden vaak bewaartermijnen gehanteerd. In ieder geval openbare bibliotheken maken gebruik van een minimale uitleenfrequentie: als na bijvoorbeeld vijf jaar een boek nog maar 1 of 2 keer per jaar is uitgeleend, kan het worden gesaneerd. Bedrijfsbibiotheken die vooral gericht zijn op recente publicaties, kunnen collectieonderdelen uitdunnen die vijf jaar of ouder zijn.

Saneren in bibliotheken hoeft niet altijd "weggooien" te betekenen. Men kan bijvoorbeeld een tafel, bak of plank inrichten met de gesaneerde materialen en die gratis of tegen een geringe vergoeding aanbieden aan gebruikers. Of men kan een bijzondere collectie die niet meer past in het huidige collectiebeleid, overdragen aan een andere bibliotheek waar die beter past.

Manieren van aanbieden

Hoe, op welke manier, wordt de collectie aangeboden? Ook dat is onderdeel van het collectiebeleid.

Algemeen:

Via een (externe of interne) website kan men in de catalogus zoeken naar de gewenste informatie. Vervolgens kan men die:
- direct benaderen als het om gedigitaliseerde informatie gaat;
- aanvragen, waarna het gevraagde uit een depot wordt gehaald en wordt uitgeleend of
- zelf in de bibliotheek opzoeken en ter plekke inzien of lenen.

Dat uitlenen kan zeer kort zijn, bijvoorbeeld enkele uren en de materialen mogen dan alleen worden ingezien in een lees- of studiezaal. Of men mag het materiaal na registratie enkele weken mee naar huis nemen om daar te lezen en bestuderen.

Een informatiebalie weet de weg in de collectie en kan snel antwoorden op vragen daarover. Meer informatie: Informatieverzoeken behandelen.
De doelgroep gericht attenderen op aanwinsten in de collectie. Zie het hoofdstuk Attenderen op nieuwe informatie.

Mogelijkheden voor digitale materialen:

Voor de hele wereld te raadplegen via de website op internet, zoals gedigitaliseerd materiaal in archieven, maar ook in Wikimedia Commons.
Alleen ter plekke of via het bedrijfsnetwerk te raadplegen. Dit is de enige mogelijkheid als er auteursrechten of beperkende licentievoorwaarden gelden. Een interne website biedt een overzicht met alle digitale bronnen waartoe de openbare of bedrijfsbibliotheek en het bedrijfsarchief toegang toe geven, zoals digitale tijdschriften, databanken, ebooks, nieuwsvoorziening, de catalogus en wellicht een zoekmachine die in meerdere bronnen tegelijk kan zoeken. Vervolgens kan men zelf in die bronnen op zoek gaan naar de gewenste informatie. Meer informatie: de paragraaf Digitale hulpmiddelen in het hoofdstuk Mensen en middelen.

Mogelijkheden voor fysieke materialen:

In een open opstelling, waar bezoekers zelf kunnen grasduinen, zoals in een openbare bibliotheek.
In een depot, een gesloten opstelling, waaruit op verzoek materiaal tijdelijk tevoorschijn wordt gehaald op basis van gegevens in een catalogus, zoals in archieven en wetenschappelijke bibliotheken.
Circulatie onder mederwerkers in een bedrijf. In het pre-digitale tijdperk circuleerden vaktijdschriften en kranten onder bedrijfsmedewerkers, via de interne post; nu is er meestal digitale toegang beschikbaar.

Ook combinaties zijn mogelijk, bijvoorbeeld een klein deel van de collectie staat in open opstelling, de rest van de fysieke collectie is in het depot en er is digitale toegang tot databanken via het intranet.

Open opstelling
Archiefmaterialen in een depot
Gebruikers raadplegen digitale naslagwerken in een bibliotheek

Fysiek collectiebeheer

Fysiek collectiebeheer betreft onder andere opslag en conserveren van de fysieke collectie. Vereist zijn:

Voldoende ruimte, nu en in de toekomst (op basis van verwachte groei).
Die ruimte moet brandbestendig zijn, bestand tegen overstromingen, andere weerinsinvloeden, inbraak en ongedierte.
Een plan voor het geval er toch een ramp gebeurt, bijvoorbeeld: niets op de vloer zetten zodat bij een overstroming de schade te overzien blijft, welke materialen zijn het belangrijkst en moeten als eerste gered worden.
Er moeten goede klimatologische omstandigheden heersen: een stabiele temperatuur tussen 16-20°C en droog, d.w.z een lage luchtvochtigheid.
Ongediertebestrijding indien nodig; zilvervisjes, muizen, ratten en schimmel zijn dol op papier en moeten daarom direct bestreden worden.
Geschikte kasten, laden, passend voor de collectie plaatsen. Bij een veelsoortige collectie (bijvoorbeeld diverse soorten documenten, audiovisueel materiaal, foto's en kaarten) heeft elke soort opbergmogelijkheden nodig die geschikt zijn voor die soort.
Voor opslag van digitale materialen is in de regel overleg met de ICT-afdeling noodzakelijk.
De collectie moet in conditie worden gehouden. Voorbeelden:
- Papier moet worden opgeborgen in zuurvrije materialen, zoals mappen, showtassen en archiefdozen.
- Audiovisuele banden (geluid, video) moeten regelmatig worden afgespeeld (elke 1-2 jaar).
Indien nodig: reparatie of restoratie. Dat kan in eigen beheer bij een grote archiefinstelling, of uitbesteed worden aan een gespecialiseerd bedrijf of zzp'er.

Zie Wettelijke eisen archiefruimten voor meer informatie.