Informatievoorziening/Bedrijfsinformatie

Bedrijfsinformatie betreft zowel alle soorten informatie óver een bedrijf, als informatie die nodig is voor de bedrijfsvoering. Bedrijfsinformatie biedt daardoor een breed spectrum aan soorten informatie: van contactgegevens en KvK-nummer tot de boekhouding en strategische planning. Het gaat over informatie die beschikbaar is voor een breed publiek, zoals een jaarverslag, tot interne informatie die geheim moet blijven voor de buitenwereld, zoals klantgegevens en gedetailleerde financiële gegevens. Bedrijfsinformatie bestaat uit een mix van gestructureerde en ongestructureerde informatie.

Informatievoorziening binnen bedrijven

Ook binnen bedrijven is er informatievoorziening. Ook daar is het belangrijk dat documenten worden opgeborgen en weer kunnen worden teruggevonden. Dat kan om van alles gaan: van contracten tot marketingplannen en communiqué's van de directie. Vaak worden dergelijke documenten bewaard in een Documentmanagementsysteem (DMS). Hier ligt een link met archivering. Voor organisaties die onder de Archiefwet vallen, is het DMS het voorportaal voor de overbrenging van documenten naar een archiefinstelling. Andere organisaties zullen ook hun DMS goed willen onderhouden, zij kunnen gebruikmaken van methoden die in volgende hoofdstukken worden beschreven.

Daarnaast zullen er in bedrijven andere systemen bestaan waar interne informatie wordt opgeslagen, zoals klantgegevens in een CRM-systeem en financiële gegevens in een boekhoudsysteem.

Bedrijven hebben ook externe informatie nodig (externe publicaties zoals tijdschriftartikelen, nieuwsberichten en jaarverslagen van concurrenten), bijvoorbeeld om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in de vakgebieden waarop het bedrijf focust.

Informatie binnen bedrijven is dus belangrijk, zij wordt ook wel de vierde productiefactor genoemd (na natuur, arbeid en kapitaal). Een organisatie moet immers altijd over de juiste informatie beschikken om naar behoren te kunnen functioneren. De concurrentie zit ons op de hielen, we moeten aan wet- en regelgeving voldoen, de markt is grillig, werknemers moeten in veel verschillende omstandigheden weten wat ze moeten doen, en ga zo maar door. Er moeten op alle niveaus voortdurend beslissingen worden genomen en daarbij is een verscheidenheid aan informatie nodig. Er worden in de regel drie niveaus binnen bedrijven onderscheiden:

Operationeel, oftewel het productieproces op de werkvloer, de uitvoering. Hier heeft men bijvoorbeeld roosters, dag- en weekplanningen, voorraadinformatie en te volgen procedures nodig. De focus ligt op actuele, gestructureerde, interne informatie en de korte termijn. Het management heeft behoefte aan informatie over voortgang en resultaten.
Tactisch: op dit niveau worden onder andere productieprocessen en marketingplannen ontworpen en geëvalueerd, en worden beslissingen voor de middellange termijn genomen, van ±1-5 jaar. Hier is o.a. informatie nodig over consumentengedrag, concurrentiepositie en de eigen financiële positie.
Strategisch, het hoogste niveau, waar keuzes worden gemaakt die de richting van een bedrijf bepalen voor de langere termijn. Hier is zowel gecomprimeerde interne informatie (wat zijn de resultaten en verkooptrends van de afgelopen tijd) èn externe informatie nodig, waaronder maatschappelijke, economische, juridische, politieke, technologische en financiële ontwikkelingen, en de gevolgen daarvan voor het bedrijfsleven; zie de paragraaf Commercieel beleid in het Wikibook Economie voor meer informatie.

Informatie óver bedrijven

Als informatiespecialist kan je gevraagd worden om informatie over een specifiek bedrijf boven water te halen. Voorbeelden van mogelijke bronnen (onvolledige lijst):

De website van een bedrijf biedt in de regel al veel informatie en is daarom een goed startpunt. Van het laatste jaarverslag en alle merken die het voert tot het laatste nieuws van het bedrijf. Let op: deze berichten kunnen wel gekleurd zijn, omdat bedrijven graag een positieve indruk willen maken.
Aan de hand van het KvK-nummer kun je officiële gegevens opvragen bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel, van de namen van de eigenaren en andere functionarissen en de concernstructuur (met dochterondernemingen) tot de laatste gedeponeerde jaarrekening.
In een krantendatabank kun je zoeken naar nieuwsberichten over het bedrijf.
Daarnaast kun je zoeken via een zoekmachine en sociale media naar mogelijk negatieve berichten (o.a. via een tool voor monitoring).
Ga ook op zoek naar beursberichten als het om een beursgenoteerd bedrijf gaat.
Wellicht is er binnen het eigen bedrijf al eens contact geweest met het te onderzoeken bedrijf: zoek daarom ook in het eigen documentmanagementsysteem naar relevante informatie.

Vervolg

Afgezien van het archiveren van documenten, komt de rest van de informatievoorziening in bedrijven niet aan bod in dit Wikibook. Dat is het terrein van de Bedrijfseconomie en Bedrijfskunde. Van enkele onderdelen bestaan introducties in Wikibooks:

Paragraaf Financiële-informatieverzorging in het Wikibook Economie
Wikibook Kostprijsberekening en interne informatievoorziening (beginnetje)

Externe links

Handelsregister KvK