Informatievoorziening/Attenderen op nieuwe informatie

Voor bedrijven is het noodzakelijk om zo snel mogelijk op de hoogte te zijn van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van producten en technologie. Alleen wie als eerste (of tweede) met een nieuw product op de markt komt, maakt winst, de rest is te laat.. Ook wetenschappers en andere kenniswerkers buiten bedrijven willen en moeten bijblijven op het eigen vakgebied. Daarom is het voor professionals noodzakelijk om attenderingen op nieuwe literatuur en andere informatie op hun vakgebied te krijgen. In het vakjargon wordt dit “Selective dissemination of information” (gericht verspreiden van informatie, SDI) genoemd. Je kent het fenomeen waarschijnlijk van de alerts die je krijgt van sociale media. Tegenwoordig is dat wijdverbreid en gaat dat bijna automatisch, maar in de informatievoorziening werd deze dienstverlening ook al vóór het internettijdperk aangeboden, en dan handmatig of met een intern systeem uitgevoerd. Bijvoorbeeld: de ouderwetse knipselkrant waarin dagelijks een selectie van krantenartikelen werd opgenomen, die van belang werden geacht voor een organisatie (vanaf 1995 werd steeds duidelijker dat dit auteursrechtelijk vaak niet in de haak is).

Hoe het werkt

Het gaat bijvoorbeeld om dagelijkse nieuwsberichten, tijdschriftartikelen (vooral uit wetenschappelijke tijdschriften), boeken, wet- en regelgeving en andere aanwinsten. Attenderingen daarop komen in de regel uit gespecialiseerde databanken met kranten, tijdschriften, juridische informatie en uit de eigen bibliotheekcatalogus. Die databanken leveren de gewenste attenderingen aan de hand van zogenaamde interesseprofielen. Iemand stelt zo’n profiel in, met trefwoorden en/of vrije zoekwoorden; vaak is het een zoekactie die voor dit doel wordt opgeslagen. Als er nieuwe informatie beschikbaar komt, kijkt het programma of er een match is en stuurt dan een e-mail met de nieuwe informatie. Vaak bestaat een attendering uit een titel, een korte beschrijving en een link naar het hele artikel of de mogelijkheid om een nieuw boek te leen aan te vragen. Meestal is er overigens nog wel handmatige finetuning voor nodig om de attenderingen goed in te stellen, om niet te veel ruis (overbodige informatie) te ontvangen.

Voorbeelden:

• Een strafrechtadvocaat wil weten welke nieuwe wetgeving of jurisprudentie er voor strafrecht is, terwijl een arbeidsjurist dat juist alleen voor arbeidsrecht wil weten.
• Je kunt zo ook nieuwe publicaties van je favoriete auteur blijven volgen.

Een andere mogelijkheid is om iemand te attenderen op de gehele inhoudsopgave van nieuwe tijdschriftnummers, voor tijdschriften die voor hem/haar belangrijk zijn. In het vakjargon worden ze TOC-attenderingen genoemd, naar de Engelse term Table of Content (inhoudsopgave). Ook dan kun je doorklikken naar de artikelen.

Monitoring

Om op de hoogte te blijven van hetgeen op sociale media over een bepaald onderwerp wordt gepost, bijvoorbeeld over het eigen bedrijf, concurrerende producten of terrorisme-gerelateerde uitingen, kan men met behulp van een tool monitoring instellen. Ook dan wordt met zoekwoorden gezocht. De uitkomsten kunnen live gepresenteerd worden op de gewenste manier, bijvoorbeeld op een dashboard, via een grafiek of een overzicht met geposte teksten. Zo kan een klantenafdeling snel reageren op bijvoorbeeld negatieve reviews, de politie op dreigend geweld en de marketing-afdeling op trends. Een informatiespecialist kan helpen met het finetunen van de zoekopdracht.

Zie ook

• Het hoofdstuk Contentcuratie voor een bijzondere manier van attenderen.

Externe link

• Selective dissemination of information in de Engelstalige Wikipedia.