Basiskennis informatica/Aanschaf softwarepakket

In het hoofdstuk Automatiseringsproces lag de focus op het zelf ontwikkelen van software. Maar er kan vaak ook gekozen worden voor de aanschaf van een kant-en-klaar softwarepakket. In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de stappen die daarvoor nodig zijn. Er is veel overlap met het zelf ontwikkelen, maar er gelden ook enkele specifieke aandachtspunten.

Redenen voor kant-en-klaar softwarepakket

Overwegingen om een kant-en-klaar softwarepakket aan te schaffen zijn onder andere:

Het is in de regel goedkoper:
- er zijn immers geen dure programmeurs nodig die langere tijd nodig hebben om de programma’s te maken en te testen; bovendien:
- als het softwarepakket bij de leverancier draait en het via internet bereikbaar is, is er nauwelijks technisch systeembeheer nodig.
De implementatie kan sneller: een softwarepakket is immers kant-en-klaar, er kunnen daardoor stappen in het proces van zelfbouw worden overgeslagen; wel komt er de fase van selecteren voor in de plaats.
Het gaat om een niet-uniek bedrijfsproces, waarvoor het onvoldoende loont om IT er expertise voor te laten opbouwen, bijvoorbeeld boekhouding, facturering, voorraadbeheer, archivering (met een Documentmanagementsysteem) of tekstverwerken.
De software heeft zich in de praktijk al bewezen, de kinderziekten zijn er uit, het pakket is stabiel en betrouwbaar.
Automatische updates.
Ter vervanging van een softwarepakket dat al in gebruik is, waarvan het contract afloopt en
- waarover men niet meer tevreden is; en/of
- waarvoor een wettelijk verplichte aanbesteding moet worden gehouden (geldt voor overheden en daaraan verbonden zelfstandige bestuursorganen).

Nadelen:

Men moet genoegen nemen met een pakket dat “goed genoeg” is en niet voor 100% kan worden aangepast aan de eigen wensen.
Men wordt afhankelijk van de leverancier voor tal van zaken, zoals implementatie, ondersteuning, beschikbaarheid, beveiliging en verbeteringen aan de software.
Als je eenmaal voor een pakket hebt gekozen, zul je niet zo snel meer wisselen, gezien de hele rompslomp van een implementatie.

Fase I: Start en organisatie

De start en de organisatie van het project zijn nagenoeg hetzelfde als in Automatiseringsproces#Fase I: Start en organisatie. Wel is het handig om de projectgroep aan te vullen met een inkoper en een IT’er die gespecialiseerd zijn in het aanschaffen van softwarepakketten.

Fase II: Haalbaarheidsstudie & Programma van eisen en wensen

Ook fase II is nagenoeg hetzelfde als in Automatiseringsproces#Fase II: Haalbaarheidsstudie & Programma van eisen en wensen. De meeste aandacht zal uitgaan naar het opstellen van het programma van eisen en wensen. Op te nemen extra eisen:

Technische specificaties en veiligheidseisen, op te vragen bij IT. Het kan bijvoorbeeld gaan om de geschiktheid van een pakket voor het besturingssysteem van de eigen computers en de opslag van gevoelige bedrijfsgegevens.
Betrouwbaarheid van en andere eisen die aan een leverancier worden gesteld. Vraag criteria daarvoor aan inkoop. En men kan later in het traject leveranciers verzoeken om referenties van één of twee klanten.

Fase III: Pakketselectie

Deze fase is nieuw ten opzicht van het Automatiseringsproces. Aan de hand van het programma van eisen en wensen wordt een softwarepakket geselecteerd, dat aan ten minste 80% van de eisen voldoet en binnen het budget kan worden aangeschaft en geïmplementeerd.

Inventarisatie mogelijke pakketten

Inventariseer welke aanbieders en softwarepakketten er op de markt zijn die in aanmerking komen. Gebruik daarbij zoveel mogelijk kanalen, zoals vakliteratuur, formele en informele professionele netwerken (zoals LinkedIn, beroepsvereniging, vakgenoten en misschien is er een nieuws- of discussiegroep op het vakgebied actief) en zoekacties op internet. Zoek en vraag ook naar reviews van zowel pakketten als de leveranciers. Soms, bij zeer goede contacten met vakgenoten, kan men bij hen een kijkje nemen hoe hun pakket in de praktijk werkt, en horen wat hun ervaringen met het pakket en de leverancier zijn.

Maak een lijst en vermeld daarop per pakket de pakketgegevens (zoals naam, leverancier) en de kenmerken die op het eerste gezicht van belang lijken (waaronder een indicatie van de prijs).

Beoordeling mogelijke pakketten

Maak aan de hand van die lijst een voorlopige selectie van de drie meest veelbelovende softwarepakketten, die aan veel eisen lijken te voldoen. Benader de leveranciers en vraag ze om de beurt om een presentatie te geven. Stuur ter oriëntering het programma van eisen en wensen op (of een uitgeklede versie daarvan met de belangrijkste eisen), zodat zij zich goed kunnen voorbereiden. En bereid zelf die presentaties ook goed voor: stel vragen op, wat is nog onduidelijk, wat wilt u weten over het pakket èn de leverancier, welke ondersteuning de leverancier levert, welke garanties er zijn dat problemen snel worden opgelost, hoe is de kwaliteit van de dienstverlening? Is er een gebruikersgroep waarin wensen kunnen worden geïnventariseerd en geprioriteert? Hoe werkt die? Nodig ook steeds collega’s van inkoop, de IT-afdeling en eindgebruikers uit. Laat de inkoper alvast research doen naar de leveranciers.

Maak van elke presentatie een verslag. Vermeld daarin in ieder geval:

In hoeverre het pakket aan het programma van eisen en wensen lijkt te voldoen.
Wat de voor- en nadelen van het pakket zijn.
Een indicatie van de prijs en wat wel en niet bij die prijs is ingebrepen.
Het gemak of moeite die het gaat kosten om het pakket te implementeren, wat de rol van de leverancier daarbij kan zijn en wat aan gebruikerskant moet worden geregeld.
Welke andere faciliteiten de leverancier biedt die van belang zijn en de kosten die daaraan zijn verbonden.
Indrukken die de leverancier heeft achtergelaten.

Verwerk die presentaties in een adviesnota. Zet de softwarepakketten op een rijtje, vermeld de belangrijkste kenmerken, inclusief een beoordeling van de leveranciers, en kom met een gezamenlijke aanbeveling.

Fase IV: Testen

Als een voorkeur voor één softwarepakket bestaat, kan de leverancier om een testversie (proeftuin-opstelling, proof of concept) gedurende enkele weken worden gevraagd. Met deze testversie kan op dezelfde wijze worden getest als in Automatiseringsproces#Fase V: Testen. Nu is het programma van eisen en wensen leidend.

Fase V: Aanschaf

Als de testresultaten bevredigend zijn, kan worden overgaan tot de aanschaf van het gekozen softwarepakket. Laat dat vooral over aan de afdeling Inkoop en/of een ICT-inkoper. Wel is het goed om een plan van aanpak voor de implementatie en een Service Level Agreement (SLA) af te spreken.

Fase VI: Invoering

De implementatie kan op dezelfde manier worden uitgevoerd als in Automatiseringsproces#Fase VI: Invoering is beschreven. Nu heeft de leverancier de rol van informatie-analist: (1) om er samen met IT voor te zorgen dat het systeem technisch wordt geïnstalleerd en (2) om samen met eindgebruikers het systeem in te richten, en instructies en opleidingen te leveren.

Fase VII: Systeembeheer

Ook in deze situatie is systeembeheer belangrijk. Dezelfde taken als in Automatiseringsproces#Fase VII: Systeembeheer worden belegd, alleen is er nu ook een rol voor de leverancier en zal de rol van IT kleiner zijn. Vaak worden er één of twee gebruikers benoemd die als contactpersoon voor de leverancier fungeren; omgekeerd zal er ook een aanspreekpunt bij de leverancier zijn.

Fase VIII: Evaluatie

Ten slotte is er een evaluatie, zie Automatiseringsproces#Fase VIII: Evaluatie. Eventueel kan de leverancier daarbij (in een aparte sessie) betrokken worden.

Totstandkoming

Dit hoofdstuk is een samenvatting van de eigen kennis van de schrijvers, gebaseerd op eigen ervaringen, werkwijzen en aantekeningen van cursussen. Er is naar gestreefd om alles duidelijk uit te leggen. Als iets toch niet duidelijk is, kan dat op de overlegpagina aangegeven worden. Als u nog iets mist: Voeg het onderwerp op de juiste plek toe en maak zelf zo mogelijk een beschrijving, of vermeld het op de overlegpagina.