Microsoft Word/Mailmerge
Uit Wikibooks
Wat is Mail Merge? Het is een optie in Microsoft Word dat toelaat om gegevens uit excel, word, databases ed. toe te voegen in uw documenten op de manier zoals u dat wilt. Hierna volgt de uitleg hoe je Mail Merge kunt gebruiken
Inhoud |
[bewerken] Excel
Uit het menu in word kies tools->MailMerge, (extra->Afdruk samenvoegen) hiermee wordt er een dialoogvenster geopend. Selecteer bij de eerste optie: create (maken).. catalog (hiermee wordt uw document na de merging naar dit type geconverteerd) en selecteer daarna Active Window (Aktief venster). Neem daarna in dit dialoogvenster de 2e optie nl: selecteer open data. Omdat we in dit voorbeeld een excel gebruiken als source-data selecteren we in het Open Data Source dialoogvenster als filetype MS Excel. En openen we de excel-file.
Hierop komen er mogelijk nog dialoogvensters tevoorschijn. Volg de instructies gewoonweg en klik daarna Close in het Mail Merge Dialoogvenster.
Om daarna in uw document automatische aanvulling van gegevens uit de excel-file te verwezelijken kies links bovenaan (zoals op de volgende fig te zien is) Insert Mail Merge Field en voeg het juiste excel-data veld toe op de plaats dat u wil.
Om dan deze gegevens automatisch te laten invullen selecteer de optie Merge to New Document waarmee u een nieuw document aanmaakt met de gegevens uit de excel file ingevuld op de juiste plaats en dit voor alle gegevens in één enkele klik.
En klaar is kees.
[bewerken] Automatische keuzes laten maken op inhoud van oorspronkelijk document
Indien je op basis van de inhoud keuzes wil maken hoe de inhoud moet worden weergegeven of wel moet weergegeven worden dan gebruik je: insert word field. Indien je de keuze achteraf wilt veranderen, klik dan op Toggle Field Codes (hiermee wordt de 'code' weergegeven) en verander hierin hetgeen je wilt veranderen.
We verduidelijken dit even met een voorbeeldje:
{ IF { { nr } } > 9999 "Not a valid number" "{ { nr } }" }
Deze lijn zorgt er dus voor dat er op basis van de inhoud van nr dus een keuze wordt gemaakt of deze weergegeven of vervangen wordt door het bericht Not a valid number.
[bewerken] Word
Er is geen beperking, maar het is een voordeel om met tekst-boxen te werken, want zodra ergens 1 woordje niet juist staat, hoeft er maar 1 gedeelte verplaatst te worden en niet uw hele word-gegevens.
Dit geldt natuurlijk alleen als u een voorgedrukt briefhoofd moet personaliseren. zoniet hoeft er niet met tekst-boxen gewerkt worden, maar kan er gewoon zonder tabellen of textboxen gewert worden.
Het proces om te mergen verloopt analoog aan dat van een excel document alleen moet er bij Open Data Source ipv excel een word document geselecteerd worden.
[bewerken] Access
MS Access bestaat helemaal uit tabellen dus leent zich heel goed tot het invoegen in documenten in word via MailMerge. Het enige dat er tov de andere moet gewijzigd worden is dat er bij Open Data Source ipv excel een access document geselecteerd worden, dit kan een tabel zijn of een speciaal naar uw wensen samengestelde query.
 |
Deze pagina is vrijgegeven onder de GNU Free Documentation License (GFDL) en nog niet onder CC-BY-SA. Klik hier voor meer informatie.
Wilt u deze tekst gebruiken onder de Creative Commons CC-BY-SA licentie? |
